Kurumunuzun tüzüğüne tam uygunluk, bu yasaların öngördüğü şekilde yönetim kurulu toplantıları yapmanız gerektiği anlamına gelir. Üyeler, kurulun bu toplantılarda gerçekleştirdiği eylemler üzerinde kontrol sahibidir, ancak toplantıların nasıl yürüdüğü konusunda daha az söz sahibi olurlar. Mahkemeler tarafından yasal belgeler olarak kabul edilen toplantı tutanakları o kadar önemlidir ki, işletme danışmanı Carter McNamara'nın dediği gibi “… dakikalar içinde olmazsa, olmadı”.
Yönetim Yardımı'ndaki örnek bir gündemi gözden geçirerek tipik bir yönetim kurulu toplantısında neyin işe yaradığını öğrenin. Bu gündemi şirketinizin kültürüne ve amacına uyacak şekilde özelleştirin. (Http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Toplantı tutanaklarını almak için birilerini (genellikle yönetim kurulu sekreteri) tayin edin. Tutanaklar, McNamara tarafından önerilen bilgileri içermelidir: şirket adı, toplantının tarihi ve saati; toplantı sona erdi ve tutanakları kim hazırladı.
Karar nisabı - harekete geçmek için en az üye sayısının - mevcut olup olmadığına karar verin. Şikago Avukatlarının Hukuk El Kitabı'ndaki Medeni Haklar Komitesi'nin önerdiği gibi, nisap için kaç üyenin gerekli olduğunu bulmak için yönetmeliklere bakınız. Çoğu şirkette basit bir çoğunluk yapacak. Örneğin, altı üyeli olsaydı, on üyeli bir kurulun nisabı olurdu.
Yönetim Kurulu başkanına Yönetim Yardımı'ndan birkaç dakika sonra olduğu gibi sipariş vermek için toplantıyı çağırın. Sekreter, varsa yüksek sesle cevap veren yönetim kurulu üyelerinin isimlerini söyleyerek katılmalıdır.
Yönetim kurulu üyelerinin önceki toplantıdan birkaç dakika önce inceleme yapıp yapmadığını ve değişiklik önerilip önerilmediğini sorun. Sonra diğer üyelere değişiklikleri kabul edip etmediklerini sorun. Anlaşma ve anlaşmazlıklara dikkat edin. Ardından değişiklik yapılıp yapılmayacağına dair oy verin. Çoğunluk oy kullanırsa, değişikliklerin yapılacak ve bir sonraki toplantıda onaylanmak üzere tüm üyelere dağıtılacağını duyurun.
Komite başkanlarından son toplantıdan bu yana yaşanan olayları rapor etmelerini isteyin. Numune tutanaklarının nasıl yapıldığına dikkat edin McNamara, katıldığı toplantıları veya etkinlikleri açıklayan üyeleri gösterir.
Bir görevi gerçekleştirmek için yönetim kurulu üyeleri tarafından yapılan hareketlere oy verin. Hareket örnekleri, hibe yazmak, kontrol listeleri ve mali tabloları onaylamak ve hatta hastaları olan çalışanlara hediye göndermek için bir danışman tutuyor.
Yönetim Kurulu üyelerinin “yeni işler” veya yaklaşan olayları bildirmelerini sağlayın. Diğer katılımcıların bilmesi gereken konferanslara katılıyorlar mı? Yoksa belirli bir konuda tavsiye mi istiyorlar?
Toplantıyı erteleyin ve ertelendiğini ilan edin. Bir sonraki toplantının tarihini, saatini ve yerini belirtin. Kurulun toplantıya devam edip etmeyeceğini, yönetim kurulu üyelerine izin verilmeyen “icra” oturumunda yapıp yapmayacağını belirtin.
