Çalışanların toplantılardan daha az hoşlanma eğiliminde olduğu bir şey varsa, toplantı zamanı değiştiğinde, programlarını buna göre değiştirmeye zorlar. Yine de, çalışanlarınızın bilgisiz olması çok daha kötü. Çalışanlarınızı değişime bildiren bir not yazarak döngüde kalın. Mesajdan hoşlanmayabilirler, ancak notunuzun - en iyi iç iletişim biçimleri gibi - kısa ve net olduğunu takdir edeceklerdir.
Notunuzun bilgi yönünü yazın. Sola ve dört ayrı, tek satırlı satırlara yaslayın, "Tarih", "Kime", "Kimden" ve "Konu" yazın. Her biri bir kolon tarafından takip edilmelidir. "Kimden:" den sonra adınızı ve unvanınızı yazın.
Toplantı zamanı değişikliği hakkında paragraflar arasında iki boşluk bırakarak en fazla üç tane aralıklı paragraf yazın. İlk paragrafta, toplantının eski ve zamanlanmış zamanlarını belirtin. Toplantının yerinin değişip değişmediğini veya aynı kaldığını belirtin.
Zaman değişiminin nedenini olumlu bir şekilde açıklayın. Çalışanlar, toplantı saatinin neden değiştiğini sorgulayabilir, ancak gizli kurumsal bilgileri tehlikeye atma potansiyeli vardır. “Toplantıda varlığı gereken herkesin ihtiyaç ve programlarını daha iyi karşılamak için toplantı zamanı değişti” diyerek sorunu olumlu bir şekilde ele alın.
İyimser bir üçüncü paragraf yazın. Örneğin, “Bu program değişikliğine uyum sağlamadaki işbirliğiniz için şimdiden teşekkür ederiz. Sizi görmeyi dört gözle bekliyorum (toplantının saati ve yeri). ”
Eklerinizin varlığını ve güvenilirliğini artırmak için adınızı yazdıktan sonra harflerinizi yazın. Notunuzun başlığını, başlığın üst kısmında yazılı olduğundan notun alt kısmını imzalamanız gerekmez.
Yayınlamadan önce notunuzu düzeltin ve düzenleyin. Hiçbir çalışanın iletişim malzemelerinizde herhangi bir hata yakalamasına izin vermeyin.
Notu doğru şekilde ve en iyi şekilde göstermek için dağıtın. Devamsız çalışanların efsanevi ofis hattına geri dönmesini istemediğinizi unutmayın, “Sanırım notu alamadım.” Şirket genelinde notlar genellikle öğle yemeklerinde ve dinlenme odalarında yayınlanır. Ek “sigorta” için, her çalışan için notun bir kopyasını alın ve posta kutusuna ya da masasına yerleştirin.
