Profesyonellere, özellikle idari bir pozisyondaysa, güçlü bir iş yazışması anlayışı kazandırır. Patronunuz sizden not gibi iş biçiminde bir şeyler yazmanızı istediğinde, bunu yapmanın doğru yolunu bilmeniz gerekir. Aksi takdirde, alıcılar üzerinde arzu ettiğiniz etkiyi elde edemezsiniz. Standart iş biçiminde nasıl not yazılacağını bilerek bu senaryodan kaçınabilirsiniz.
Başlık, amaç, tartışma ve kapanışı içeren tüm standart bölümlerini içeren bir not oluşturun, Hodu.com'u tavsiye eder. Özet, isteğe bağlı bir bölümdür.
Notunuz için başlığı ayarlayın. Tüm notlarda “Kime”, “Kimden”, “Tarih” ve “Konu” olarak etiketlenecek dört satır içeren standart bir başlık olacaktır.
Notunuzun başlığını doldurun. “Kime” ifadesinden sonra, mektubun belirli bir kişi, bir grup insan veya bölüm gibi dağıtıldığı kişiyi yazın. “Kimden” den sonra, adınızı veya patronunuz gibi mektubu yazdığınız kişinin adını yazın. “Date” kelimesinden sonra dağıtım tarihini yazın. Notun amacını "Konu" satırında özetleyen birkaç kelime ekleyin.
Notun amacını birkaç cümleyle açıklayan kısa bir paragraf yazın. Not bilgilendirme amaçlı olabilir, bir sorunu açıklamak veya alıcılardan belirli bir işlem talep etmek için olabilir.
Notun amacını sonraki birkaç paragrafta ayrıntılı olarak tartışın. Gereksiz bilgi vermeyin ya da kendinizi tekrarlayın, ancak tüm alıcıların notun nedenini ve önemini anlaması için yeterince ayrıntı sunun.
Varsa alıcılar tarafından yapılması gereken işlemi bir kapanış paragrafında yazın. Ne yapılması gerektiğini ve nasıl gerçekleştirileceğini açıklayın.
Birden fazla sayfa içeriyorsa veya çok ayrıntılı ve karmaşık bilgiler içeriyorsa, notunuzun sonuna bir özet bölümü ekleyin. Bu, notunuzun amacını netleştirmeye yardımcı olur ve alıcılara tüm notu tekrar okumak zorunda kalmadan geriye bakmak için bir referans verir. Tüm önemli noktalarınızı ve yapılması gereken tüm işlemleri özet bölümünde belirtin.
