Bir Teklif Talebi (RFP), yüklenicilerden gerçekleştirilmesini istediğiniz iş için teklif vermesini istediğiniz bir belgedir. Görevlerin detaylarını, gerekli nitelikleri, sözleşme şartlarını, son teslim tarihini ve nasıl cevap vereceğine dair talimatları ana hatlarıyla belirtir. RFP'ye gerçek cevap teklifinden birkaç hafta önce genellikle bir niyet mektubu gönderirsiniz. Bu, RFP yayınlayıcısına kaç yanıt alacağı konusunda bir fikir verir. Kaliteli RFP ve niyet mektubu şablonlarını çevrimiçi olarak bulabilmenize rağmen, ilk önce nasıl yanıt vermeniz gerektiği ve neleri dahil etmeniz veya dışarıda bırakmanız gerektiğine dair örnekler keşfetmek akıllıca olacaktır.
Ayrıntıları Deşifre Et
Bir RFP'ye yanıt vermeden önce iyice okuyun. Sonuçta, yanıt teklifiniz, gereksinimleri karşılayan sonuçları nasıl üreteceğinize ilişkin ayrıntıları içermelidir. RFP gereksinimleri istenen işlevleri açıkça belirtmiyorsa veya herhangi bir şekilde belirsizse dikkatli olun. Proje sonunda gereksinimleri karşılamada kendinizi yetersiz bulmak istemezsiniz. Uygunluğunuzun nasıl ölçüleceğini tanımlayan metrikleri arayın. Uyumsuzluk cezalarını değerlendirin ve riski tartın. Herhangi bir sözleşmenin, sözleşmeyi yürürlüğe koymak için nasıl belgelendirileceğini, izleneceğini ve yönetildiğini anlayın. Eğer ihraççı sorulara açıksa, belirsiz olan her şeyi çözmek için onlarla iletişim kurun. O zaman niyet mektubunuzu güvenle gönderebilirsiniz.
RFP Niyet Mektubunun Temel Örneği ve Anahatı
Yanıt vermeye karar verdikten sonra, bir teklif sunmayı planladığınızı belirten RFP'yi veren şirkete derhal bir RFP niyet mektubu gönderin. Bu, orijinal RFP'de herhangi bir güncelleme veya değişiklik almanızı sağlar. Açıkça söylenmediği sürece, el yazısı ile yazılmış bir mektupla cevap vermeyin veya e-posta kullanmayın. Neden ilgilendiğinizi belirterek mektubunuza başlayın. Son teslim tarihini onaylayın. İletişim bilgilerinizi ekleyin. Mektubunuzun gövdesine bir örnek olarak, bu kadar basit olabilir:
“Başvurulan Teklif İsteğine (RFP) olan ilgimizi belirtmek ve istenen tarihte göndermeden önce herhangi bir güncelleme hakkında bilgilendirilmek istiyoruz.”
Elbette daha fazla ayrıntı da ekleyebilirsiniz. Niyetinizi belirsiz hale getirebilecek açıklayıcı sorular sormaktan kaçının.
Pazarlık Yapmak İçin Ne Zaman?
Fiyat müzakereleri tipik olarak daha sonra başlar; örneğin, kısa listeyi yaparsanız, ilk teklif aşamasındaki gibi. Bununla birlikte, projenin finansman gereksinimlerinin altını çizerek, niyet mektubuna bir veya iki paragraf eklemeyi seçebilirsiniz. Ancak, finansal sorunların sürecin başlarında ortaya çıkmasının, bir sözleşme imzalama şansınızı etkileyebileceğini unutmayın.
Güvenle Gönder
Mektubunuzun ulaştığından emin olmak istersiniz; Teslimat kaydı ile makbuz alabilmeniz için sertifikalı posta ile gönderin. (Bu Amerika Birleşik Devletleri Posta Hizmeti bu hizmeti düşük bir ücret karşılığında sunmaktadır; mevcut fiyatlar için web sitelerine bakınız.) Teslimat bilgilerini çevrimiçi olarak da izleyebilirsiniz. Bundan sonra, sözleşme haklarını ve yükümlülüklerini tanımlamak için gerçek teklifinizi yazmaya hazır olmalısınız.
