Dijital Çağ daha az kağıt oluştururken, elektronik depolama talebi de artıyor. Bir kuruluşun bilgi yönetimi ekibi tarafından kayıtları oluşturmak, erişmek, saklamak ve sonunda yok etmek için oluşturulan kurallar, elektronik kayıtların yaşam döngüsünün şartlarını belirler. Elektronik kayıtların yaşam döngüsü çoğu işletme ve devlet kuruluşu için yaratma, kullanma, depolama ve elden çıkarmayı içerir. Bazı kuruluşlar, yaşam döngüsünün yok edilmediği son aşama olarak, paha biçilmez sayılan belirli kayıtları arşivler.
Oluşturma
Herhangi bir elektronik yönetim sistemi için en büyük zorluklardan biri, yeni kayıtların oluşumunu gelecekteki kullanım, geri alma ve depolama için mantıklı ve tutarlı bir şekilde belgelendirmektir. Rekoru oluşturan, kurumun federal ve eyalet tüzükleri ile yazılmış politika politikası ile oluşturulmuştur. Yaşam döngüsünün başlangıcında doğru bir şekilde tanımlanırsa, kaydın kullanışlılığı sona erene ve kaybedilene kadar bir kayda kolayca erişilebilir. Kuruluşa bağlı olarak, bazı veriler bilgisayara belirli veriler girildiğinde sistem tarafından otomatik olarak oluşturulur. Diğer sistemler bir bireyin manuel olarak kayıt oluşturmasını gerektirir.
kullanım
Bir kayıt elektronik olarak oluşturulduktan sonra, normal olarak dağıtılır ve işletme veya hükümet amaçlı bir bilgi aracı olarak kullanılır. Bu nedenle, kayıtlar kolay erişim için bir depoda saklanır. Aktif iken, çoğu kayıt depolanır, ancak kaydı etiketleyen bilgileri tanımlayan bir veritabanından erişilebilir.
Depolama ve Bakım
Bir dosya kullanıldıktan ve düzenli olarak artık ihtiyaç duyulmadığında, bir kayıt çoğu zaman etkin değil olarak saklanır. Organizasyon politikası olarak belirtilen kurallara göre imha edilmeden önce kayıtlar erişim için saklanmalıdır. Uygun depolamaya yapılan bu vurgunun sebebinin bir kısmı gizlilik meseleleri ile ilgilidir. İhtiyatlı örgütsel politika, güvenliği sorumlu kayıt bakımının büyük bir parçası olarak ele alır.
eğilim
Federal ve eyalet yasalarına uymak için kayıtların belirli bir süre erişilebilir olması gerekir. Kayıt tutma ve elden çıkarma ile ilgili çoğu örgütsel politika, kayıt tutma için asgari şart olarak federal ve eyalet tüzüklerini kullanmaktadır. İşletmeler, geçmişte yapılan bazı ticari eylemleri savunmak zorunda kalmaları durumunda dava amaçları için kayıt tutarlar. Kayıtların nasıl elden çıkarılacağı çok önemlidir. Elektronik dosyalar uzman ellerde geri yüklenebildiğinden, bilgilerin alınmasının mümkün olmayan bir şekilde elektronik dosyaların silinmesi önemlidir.
