İşini kapatıyorsun. Belki de emekli oluyorsunuz veya farklı bir girişim için fırsata giriyorsunuz. Tüm işletmeler evrak işlerini üretir ve işiniz kapandıktan sonra, bu belgelerin ne kadar süreyle saklanacağı sorusu ele alınmalıdır.
Kayıt Tutmanın Nedenleri
İç Gelir Servisi ve devlet hazine departmanları gibi devlet kurumları, çeşitli geçmiş iş belgeleri talep edebilecek en muhtemel kuruluşlardır. Her türlü işle ilgili kayıtların tutulması, vergi beyannamesi ile ilgili talepleri, işlemleri ve bilgileri kanıtlama ihtiyacı doğurması durumunda değerli olacaktır. Bir dolandırıcılık soruşturması veya bir şirkete karşı açılan diğer hukuki veya cezai işlemler gibi bazı durumlarda birçok ticari konuda bir sınırlama statüsü olsa da, olayların ne kadar zaman önce gerçekleştiğine bakılmaksızın geçmiş iş kayıtları gerekebilir. Eski ticari kayıtların ne zaman yararlı olabileceğini asla bilemezsiniz, bu nedenle tüm ticari kayıtların mümkün olduğu sürece saklanması önerilir. Bununla birlikte, ortak belgelerin tutulma süresinin uzunluğuyla ilgili genel kurallar vardır.
Özel Ürün Tutma Süreleri
Dosyalama tarihinden itibaren en az üç yıl boyunca iptal edilmiş çekler, banka mevduat fişleri, kredi kartı beyannameleri ve genel defterler tutunuz. Banka beyannameleri, envanter kayıtları, faturalar, satış kayıtları, yazarkasa bantları, W-2'ler, 1099'lar ve diğer vergi beyannamesi belgelerini en az altı yıl bekletiniz. İşletmeniz bir şirket olarak kurulmuşsa, en az üç yıl boyunca aylık ve üç aylık kurumsal finansal tabloları saklayın.
Süresiz Tutan Kayıtlar
Personel ile ilgili ödemeleri ve işçi tazminatı, emeklilik kayıtları ve işçi gelir vergisi stopajı gibi ilişkili belgeleri mümkün olduğunca saklayın. Geçmiş bir şirket çalışanı işsizlik maaşı başvurusunda bulunursa, yeni bir işe başvuruyorsa veya çalışma süresine dayanan soruları varsa, bu kayıtların erişilebilir olması en değerli olacaktır. Kurum işinde olmasa bile, şirket ile ilgili tüm belgeler süresiz tutulmalıdır. Bu belgeler arasında kuruluş belgesi, yönetim kurulu toplantı tutanakları, iş sözleşmeleri, hisse senedi işlemleri, patentler ve ticari markalar ile mahkeme ile ilgili belgeler bulunur. Şirket varlıklarının kayıtları ve alacak ve borç hesapları.IRS’nin sınırlamalar yasası, geri dönüşlerin denetleneceği vergi formlarının dosyalanma tarihinden itibaren üç yıldır. Ancak bahsedildiği gibi, gelirleri ve kesintileri kanıtlayan kayıtların tutulması mümkünse süresiz olarak muhafaza edilmelidir.
Geçmiş Kayıtlar İsteyebilecek Varlıklar
Geçmiş belge bilgilerini talep etmesi en muhtemel olan federal kurumlar, İç Gelir Servisi, Çalışma Dairesi, Sosyal Güvenlik İdaresi, Eşit İstihdam Fırsatı Komisyonu ve Göçmenlik ve Vatandaşlığa Kabul. Vergilendirme bölümü ve yerel belediyeler gibi devlet kurumları için kayıtlar, işletme sona erdikten sonra bile mümkün olduğu kadar uzun süre tutulmalıdır. Dosyaları güvenli bir yerde, tercihen yangın, sel, hırsızlık ve diğer kayıplardan korunan bir yerde saklayın. Sizden başka birinin de bu önemli kayıtların nerede tutulduğunu bilmesi gerekir.
