Şirketinizin tüm finansal tabloları bir bilanço, gelir tablosu ve nakit akışı tablosunu içerir. Kombine olarak, finansal sağlığınızla ilgili kilit soruları cevaplarlar. Şirketiniz çok mu borçlu? Ne kadar karlı? Elinizde ne kadar nakit var? Başlıca finansal tabloların beş unsuru varlıklar, borçlar, özkaynaklar, gelirler ve giderlerdir.
Tanımlanan Beş Element
Büyük beş, işinizin finansal durumunun temel unsurlarıdır. Birlikte şirketinizin ne kadar iyi çalıştığını gösterirler.
Varlıklar, işletmenizin sahip olduğu, birden fazla muhasebe döneminde ekonomik fayda sağlayacak bir şeydir; binalar, üretim ekipmanı, patentler, nakit, alacak ve arsa hesapları. Varlıklar, örneğin, ekonomik fayda sağlayan elektrikten farklıdır, ancak hemen tüketirsiniz. Güç faturanız bir masraf değil, bir varlıktır. Sarf malzemeleri her iki yönde de gidebilir. Sarf malzemeleri, kullanılıncaya kadar varlıklar ve kullanıldığında giderdir.
Borçlar, bir kişiye, işletmeye veya hükümete ödemek zorunda olduğunuz her şeydir. Ödenecek hesaplar, ödenecek vergiler ve ödenecek ücretlerin tümü borçtur. Finansal tablolarda gelirinizden elde edilen giderlerin aksine, yükümlülükler aktiflerinizin toplam değerinden düşülür. Geriye kalan, sahiplerin sermayesidir.
Muhasebe, eşitliği farklı şekillerde tanımlar. Özkaynaklar, sahiplerinin bir şirkete yatırım yaptıkları tutarın yanı sıra, şirketin kazandığı ve temettü olarak dağıtmadığı veya dağıtmadığı para olan birikmiş karlardır. Özkaynak aynı zamanda bilanço denkleminin bir parçası olarak tanımlanır: toplam borçları varlıkların toplam değerinden çıkarın ve özkaynakların değerinin ne olduğunu görürsünüz. Şirketin çok fazla borcu varsa veya varlıkları değer kaybederse, bilançodaki özkaynak sahiplerin katkısından daha az olabilir.
Gelir, şirketin beyanın kapsadığı dönemde elde ettiği gelirdir. Faaliyet geliri, mal veya hizmet satan şirketten gelir. Faaliyet dışı gelir, kredilere faiz veya yatırımların geri dönüşü gibi diğer kaynaklardan gelir. Muhasebeniz nakit olarak çalışıyorsa, ödeme aldığınızda geliri rapor edersiniz. Tahakkuk esaslı muhasebe kullanıyorsanız, kazandığınızda geliri kaydedersiniz. Örneğin, kredili bir müşteri için 1.000 ABD doları tutarında bir iş yaparsanız, iş tamamlanır tamamlanmaz 1000 ABD doları tutarında kayıt yaparsınız.
Bir gider, gelirin ters tarafı, para kazanmak için harcadığınız paradır. Kira, kamu hizmetleri ve ücretler tüm masraflardır. Bir varlığın yaşlandıkça değer kaybı olan amortisman da bir giderdir. Satılan malların maliyeti, emek, malzeme ve faturalandırılabilir saatler gibi sattığınız ürünlerin veya hizmetlerin sağlanmasında yer alan masrafları kapsayan bir gider kategorisidir. Tahakkuk esasına göre kullanırsanız, faturayı ödediğiniz zaman değil, borcunuz ödendikten sonra masrafları rapor edersiniz; nakit bazında fatura ödendiğinde gider rapor edilir.
Finansal Pozisyonun Unsurları
Finansal tabloların beş unsuru birbirini etkiler ve etkiler. Örneğin gelir ve giderler, gelir tablosunun bileşenleridir. Üç aylık bir bildiri hazırlarken, ifadenin üst kısmı net satış gelirinizi gösterir. Bu toplamdan, masrafları çıkardıktan sonra işletme dışı gelirleri ekler ve faaliyet dışı giderleri de düşürürsünüz. Bu hesaplamanın sonucu, şirketinizin o dönemde ne kadar kârlı olduğunu söyleyen net gelirinizdir. Geliriniz giderlerinizi aştı mı? Ne kadar? Faaliyet geliri, faaliyet dışı gelirden daha mı önemliydi? Gelir beyannamenizi gözden geçirirken bu sorulara cevap verilir.
Ancak, gelir tablosunda rapor edilen gelir tahsil edilememiş veya giderler ödenmemiş olabilir. Nakit akışı beyanı burada girilir. Tahakkuk esaslı gelir tablosundan farklı olarak, nakit akışı beyanı yalnızca para değiştirme ellerine odaklanır. Örneğin, müşteri ödemeleri nakit akışını etkiler ve bunun tersine alacak hesapları da olmaz. Nakit akışı tablosunu oluşturmanın bir yolu, gelir tablosunu almak ve toplamadığınız tüm gelirleri ve ödememiş olduğunuz masrafları ortadan kaldırmaktır. İşletmenizi nakit muhasebe kullanarak işletiyorsanız, ayrı bir nakit akışı beyanına ihtiyacınız yoktur.
Gelir ayrıca bilançoyu da etkiler. Diyelim ki çeyreğe 250.000 dolar harcama ile 475.000 dolar getirin. 225.000 ABD doları tutarındaki net gelir, varlıklarınıza eklenir ve nasıl ödendiğine bağlı olarak alacak veya nakit olarak hesaplara kaydedilir. Varlıkların değeri arttıkça, özkaynaklar da artar.
Neden Beş Element Önemlidir?
Finansal tablolar, şirketinizin finansal sağlığını ölçmek için esastır. Gelir tablosu, ay, çeyrek veya yıl için gelir ve giderlerinizi gösterir. Eğer kırmızıyla koşuyorsanız ya da kar gofret inceliğini yitiriyorsa, bu gelecekteki mali sıkıntıların bir uyarı işareti olabilir. Nakit akışı tablosu, elinizde ne kadar paran olduğunu gösterir. Kârlı olsanız bile, su faturasını veya çalışanlarınızı ödemek için elinizde nakit paraya ihtiyacınız var. Bilanço, raporlama dönemi sonunda varlıklar, borçlar ve özkaynaklarınızın bir görüntüsüdür.
İfadelerin beş unsuru (varlıklar, borçlar, özkaynaklar, gelirler ve giderler) tasvir etme şekli, şirket içindeki veya dışındaki mali sağlığı ile ilgilenen herkes için bilgi sağlar. Bilgiler, gelirlerin bu çeyreğe göre önceki çeyreğe göre daha düşük olması durumunda, bir sorun mu var? Bilançoda önemli yükümlülükler varsa, bu çok fazla borç aldığınızın bir işareti midir? Geliriniz yüksekse, ancak çok az para geliyorsa, müşterileri daha hızlı ödeme yapmaya zorlamanız gerekiyor mu? Sektörünüzdeki ortalamadan önemli ölçüde daha iyi veya daha kötü durumda mı?
Denetimler Neden Önemli?
Bir şirketin, gerçekte uğraşırken mali tablolarda finansal olarak sağlıklı görünmesini sağlamak için beş unsuru birbirine karıştırmanın birçok yolu vardır:
- Hiçbir zaman olmayan satışları yapın.
- Kazanmadan önce geliri bildirin.
- Varlıkların değerini aşın.
- Var olmayan varlıkları talep edin.
- Zimmeti örtbas etmek için sahte masraflar yaratın. Örneğin, bir yönetici asla gerçekleşmemiş olan 5000 dolarlık bir alım satıyor. Bunun yerine, para doğrudan kendi cebine gitti.
Başarılı işletmeler, bu tür sahte raporlamaları önlemek için denetimler uygular. Her büyük satın alma işleminde iki kişinin imza atması gerekiyorsa, örneğin bir kişinin sahtekarlık yapması daha zordur. Ancak tüm şirketler bunu yapmaz. Finansal tabloların denetlenmesinin bir nedeni budur. Bir diğeri, standart muhasebe uygulamalarının giderek daha karmaşık hale gelmesi, hataların veya dolandırıcılığın çatlaklardan kaymasını kolaylaştırmaktadır. Eğer halka açık bir şirketseniz, yıllık denetimli açıklamalara sahip olmak zorunludur.
Denetlenmiş ifadeler pahalıdır, çünkü bunlar eksiksizdir. İlk olarak, denetçi şirketinizi inceler ve finansal durumun unsurlarındaki olası hatalara veya dolandırıcılıklara bakar. Daha sonra, dahili kontrollerinizi test ederler. Birisinin masraflarını telafi etmesi veya hayali bir gelir yaratması son derece zor olacak gibi görünüyorsa, denetçinin bu kadar ayrıntılı olması gerekmez. Kontrolleriniz özensizse, denetim zorlaşır.
- Bilançoda rapor ettiğiniz varlıklar mevcut mu?
- Alacak bakiyesi doğru mu?
- Banka dekontlarınız, sahip olduğunuz nakit varlıkları onaylar mı?
- Alacaklılarınız bilançodaki yükümlülüklerin doğru olduğunu onaylıyor mu?
- Gelir tablosunda raporlanan giderler doğru mu?
Denetçi beş unsuru ve bunları bildirme şeklinizi inceledikten sonra, denetçinin görüşünü alırsınız:
- Kalifiye olmayan bir fikir kötü geliyor, ama aslında iyi bir haber. Denetçi ifadelerinizin iyi olduğunu ve hiçbir çekinceye sahip olmadığını söylüyor.
- Nitelikli bir görüş, finansal tablolarınızın çoğunlukla iyi olduğunu, ancak bazı bilgilerin doğrulanamadığını söylüyor.
- Olumsuz bir görüş, düzeltilmesi gereken ciddi sorunlar olduğunu söylüyor.
- Bir denetçinin sorumluluk reddi, görüş oluşturmanın mümkün olmadığını söylüyor. Bunun nedeni, elemanların doğru olduğunu onaylamak için eksik çok fazla belge bulunması veya yönetim ekibinizin işbirliği yapmayı reddetmesi olabilir.
