Bir teklif listesi mektubunun resmi adı bir "teklif kapak mektubu" dur. Bu mektup türü, kısa bir süre içinde en fazla iki sayfa uzunluğunda yazılmalı ve saklanmalıdır. Proje parametrelerini, beklenen teslimatları, zaman çizelgelerini ve kilometre taşlarını ayrıntılı bir şekilde tanımlamak için bir Teklif Talebi geliştirin. Kapak mektubunun amacı, ana açıklamaları ve gereklilikleri özet şeklinde vurmaktır.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Kelime işleme yazılımı
-
RFT (isteğe bağlı)
-
RFP, Uygulama için web sitesine bağlantılar (isteğe bağlı)
Mektubu kısa bir selamlama ile açın ve teklif projesinin başlığını ilan edin. Açılış selamlamasından sonra “Açıklama” etiketli bir başlık oluşturun. İşi, özet cetveline benzer şekilde okumak için, işi üç veya daha az paragrafta kısaca tanımlamak için bu başlığı kullanın. Proje için bir iş numarası ekleyin.
“Teknik Özellikler” başlıklı bir başlık oluşturun. Bu alanı, teklif sahiplerinin doğru bir tahmin sağlamak için bilmesi gereken boyut, elektriksel ihtiyaçlar, konum ve diğer ilgili bilgiler gibi teknik şartnameler gibi gereksinimleri belirlemek için kullanın.
“Yeterlilikler” adlı bir başlık oluşturun. Teklif sahipleri için gerekli asgari yıl, belirli lisans tür (ler) i gerekli, gerekli sigorta kapsamı miktarlarını gösterme kabiliyeti; ve işin gerektirebileceği sigorta türleri. Azınlık veya kadınlara ait işletmelere (eğer varsa) verilen devlet tercihleri ve işinizin veya departmanlarınızın tüm teklif mektuplarında belirtilmesi gereken diğer zorunlu yasal diller.
İş için “Bütçe” başlıklı bir başlığı etiketleyin (varsa). Proje için azami tutarı girin, böylece tüm adaylar azami bütçe tutarınızdan haberdar olurlar.
“Teslim Edilecekler” etiketli bir başlık yapın ve yerine getirilmesi beklenen beklenen teslimler hakkında kısa bir açıklama yazın. İşe ilişkin tekliflerin tamamına RFP'ye ayrıntılı bir teslimat bildirimi eklenmesi ihtimalini bildiriniz.
“Son teslim” başlıklı bir başlık yazınız ve bu başlık altında istenen bitirme tarihini yazınız. (Varsa) bir dönüm noktası tarihi dökümü ekleyin veya RFP için dönüm noktası ayrıntılarını bırakın.
Bir “Örnekler” başlığı oluşturun (varsa) ve teklif sahiplerinin JPEG veya GIF formatındaki elektronik dijital fotoğraflar veya resmi başvuruları ile birlikte ekleri gibi önceki iş örneklerini nasıl göndermeleri gerektiğini belirtin.
Bir “Referanslar” başlığı oluşturun ve gerekli referans sayısını ve ad, unvan, telefon numarası ve e-posta adresi gibi ihtiyaç duyduğunuz iletişim bilgilerinin türünü belirtin.
Başvuru sahibine resmi bir çevrimiçi uygulamaya ve RFP için ayrı bir köprü (gerekirse) için bağlantı verebilecek şekilde bir köprü ekleyin. Web sitenize bir link ekleyin ve başvuru sahiplerinin bilgisayarlarına yükleyebilmeleri için PDF olarak formatlanabilen, web sitenize RFP ve uygulamayı ekleyin.
İpuçları
-
Büyük bütçeli bir iş için bir soru ve cevap oturumu için tarih belirtin ve alabileceğiniz takip telefonunu ve e-posta sayısını en aza indirmek için soruları tek seferde cevaplayabilirsiniz. Bir kişi adı ekleyin ve isteklilerin ek sorular göndermek için telefonu mu yoksa e-postayı mı kullanması gerektiğini belirtin.
