Teknolojinin devam eden ilerlemesi ile, 21. yüzyılın en yeni trendlerinden biri, sözde kağıtsız ofis olmuştur. Kağıtsız bir ofis aslında tamamen kağıtsız değildir, bunun yerine en az miktarda kağıt kullanır ve mümkün olduğunca çok sayıda belgeyi dijital forma dönüştürür. Kağıtsız bir ofis, her ikisi de geleneksel kayıt tutmadan bir geçişi düşünen bir kuruluş tarafından göz önünde bulundurulması gereken hem avantajlara hem de dezavantajlara sahiptir.
Daha Kompakt ve Verimli
Dijital dosyalar, kağıt dosyalara göre çok daha az fiziksel alan gerektirir ve düzenli tutulması çok daha kolaydır. Ek olarak, arşivlenmiş dijital dosyalara erişmek, arşivlenmiş kağıt dosyalardan çok daha kolaydır. Dijital dosyalar, bir kerede birçok kullanıcı arasında kolayca paylaşılabilir ve uzak konumlardan erişilebilir ve iş verimliliğini artırır.
Çevreye duyarlı
Daha az sayıda kağıt dosyası, kopya kopyalar ve genel kayıt tutma için daha az kağıt kullanılması anlamına gelir. Bu faktör kağıtsız bir ofisi çoğu durumda çevre açısından daha bilinçli hale getirir. Çevrimiçi dergiler ve diğer yayınlar için dijital ortamda yayın yapmak, ağır metaller, solventler ve çevreye zararlı diğer maddeleri içeren mürekkeplerin yok edilmesi anlamına gelir.
Yazılım ve Donanım Endişeleri
Kağıtsız bir ofis yalnızca kayıtları depolamak için kullanılan yazılım ve donanım işçilerin çalışmasına izin verir. Yazılım hataları ve donanım arızaları, kağıtsız bir ofisin çalışmalarında büyük aksamalara neden olabilir. Kağıtsız bir ofisin yazılımı ve donanımının bakımı da bir endişe kaynağıdır; bilgi teknolojisi (BT) personeli veya danışmanları çoğu zaman donanımın yanı sıra donanıma düzenli olarak hizmet veren teknisyenlerin de bir zorunluluktur.
Veri Girişi Hataları ve Öğrenme Eğrileri
Tüm geçişlerde olduğu gibi, kağıtsız bir ofise geçiş, genellikle çalışanların bilgisayar meraklılarının olmadığı bir ofis ortamında, genellikle bir öğrenme eğrisini içerir. Veri girişi hataları maliyetli olabilir ve büyük sorunlara neden olabilir. Ek olarak, veri girişi ve dosyalama hataları yanlış sınıflandırılmış kayıtlara yol açarak daha sonraki bir tarihte onları bulmayı zorlaştırır veya imkansız hale getirir.
Güvenlik endişeleri
Dijital kayıtlar, bilgisayar korsanlığı veya personelin güvenliksizliği nedeniyle yetkisiz erişime açık olabilir. Özellikle hassas yasal ve tıbbi kayıtlarla, veri kaybı, özellikle ihmal söz konusu olduğunda ilgili şirket için önemli bir sorumluluk doğurabilir. Dijital kayıtların atılması, özellikle paylaşılan bir ağ ortamında, özel bir zorluk sunar. Bir dosyayı basitçe silmek tamamen dijital bir kaydı silmez, bir dokümanı çöp kutusuna atmak, başkasının kağıdı daha sonra almasını engellemez.
