Şirketlerde muhasebe ve finansal yönetim için elektronik sistemlerin kullanımındaki artış, birçok şirkette fiziksel belgelerin kullanımını azaltmıştır. Dijital kayıt yönetim sistemlerine ve finansal muhasebe programlarına duyulan güven, bazı denetim firmalarının, öncelikle kağıtsız bir ofis işleten şirketlere kağıtsız denetim sunmalarını sağlamıştır. Kağıtsız bir denetim için modeller devlet düzenlemeleri, denetim şirketlerinin tercih ettiği yöntemler ve muhasebe organizasyonu teklifleri aracılığıyla oluşturulmuştur.
Ulaşılabilirlik
Kağıtsız bir denetimi tercih eden şirketler, mali denetim belgelerine ve denetim personelinin ifadelerine daha fazla erişilebilirlik sağlayabilir. Artan erişilebilirlik, denetçilere belge sağlamak için muhasebe ve finans personelinin ihtiyaç duyduğu süreyi azaltabilir. Güvenlik gerekliliklerine bağlı olarak erişilebilirlik, denetçilerin incelemelerini işletme tesisinin dışından yapmasına izin verebilir.
İzleme yeteneği
Kağıtsız denetim sistemlerinin çoğu, denetim süreci boyunca raporlama ve izleme yetenekleri sunar. Denetlenen şirketin yanı sıra denetim firmasının yönetiminin yöneticileri inceleme sürecindeki her adımı kolayca izleyebilir ve izleyebilir. Bu artırılmış izleme, kaynak gereksinimlerini kolaylaştırmaya ve denetim zaman çizelgesini yönetmeye yardımcı olabilir. İzleme ve zaman yönetimi, özellikle SEC-zorunlu raporlama tarihlerine sahip kamu şirketleri için çok önemli olabilir.
Daha az atık
Finansal belgelerin, depolama tesislerinin ve büro malzemelerinin kopya kopyalarına duyulan ihtiyacın azaltılması, her iki şirketin de ürettiği atık miktarını azaltabilir. Kağıtsız denetimler, geleneksel kağıda bağlı denetimden daha az kağıt, mürekkep toner, elektrik ve ofis malzemeleri kullanır. Kağıttaki ve ilgili malzemelerin azalması, maliyet tasarrufu ve ekolojik fayda sağlayabilir. Bu yeşil odak, şirketlerini çevre dostu olarak tanıtmak isteyen şirketler için önemli olabilir.
Hızlı İnceleme
Kağıtsız bir denetim, geleneksel bir kağıt izi denetim sürecinden daha az zaman alabilir. Finansal belgeler inceleme ve analizler için daha doğru bir şekilde kolayca yüklenebilir. Denetim görevlerinin elektronik olarak işlenmesi insan hatalarını ve bilgileri bir denetim sistemine manuel olarak girme ihtiyacını en aza indirir. Bir denetim maddesi ek gözden geçirme için işaretlendiğinde, denetçiler bilgileri gözden geçirme ve ek bilgiler için kolayca finansal kılavuza gönderebilirler. Elektronik incelemeler, kağıt formlarla yapılan kişisel toplantılardan daha az zaman alabilir. Daha az manuel çalışma ve daha kolay inceleme, toplam denetim zaman çizelgesini azaltabilir.
Yükseltilmiş güvenlik
Fiziksel belgelerin elektronik belgelerden daha güvenli olması zordur. Elektronik veri ve belgeler şifreler ve diğer dijital güvenlik yöntemleri ile güvence altına alınabilir. Bir elektronik izleme sistemi, güvenlik incelemesi amacıyla her bir veri öğesini kimin incelediğini not edebilir. Fiziksel belgeler kopyalanabilir, kaybolabilir veya güvenli olmayan bir yere yerleştirilebilir. Kağıtsız bir denetim, bir şirketin finansal sisteminin güvenliğini arttırır.
