Bir şirket olarak, hem ticari hem de yasal nedenlerle, belirli kayıt evraklarını, örneğin iş kayıtları ve faturalar gibi dosyada tutmalısınız. Bazı durumlarda, bir tüccar bir süre boyunca kredi kartı makbuzlarının kopyalarını da elinde bulundurmalıdır. Bu makbuzları iş sırasında atmanın ne kadar güvenli olduğunu öğrenin.
Kredi Kartı Makbuzları
Bir müşteri, şirketinizden kredi kartını kullanarak bir ürün veya hizmet satın aldıktan sonra, genellikle yüz yüze bir işlem olması durumunda, kendisine kayıtları için basılı bir makbuz vermeniz gerekir. Makbuz, işlem tutarını, onay kodunu, kredi kartı sahibinin adını ve müşterinin imzası için bir yer içerir. Ayrıca, kayıtlarınız için imzalı makbuzun bir kopyasını da saklayabilirsiniz.
Neden onları saklıyorsun?
Müşterinin kredi kartı ödemesini şirketinizden itiraz ettiği bir durum ortaya çıkarsa, geçerli olduğunu kanıtlamaktan satıcı olarak siz sorumlusunuz. Müşterinin bankasının isteyeceği ilk kalemlerden biri, işlemle ilgili kredi kartı makbuzunun bir kopyasıdır. Tüccar servis sağlayıcısının, sizin için anlaşmazlığı araştırmak için imzalı makbuzu görmesi gerekir. Müşterinin anlaşmazlığı, imzalı satış makbuzunun bir kopyasını sağlayamayacağınız için onaylandıysa, pahalı geri ödeme ücreti ödemeniz gerekir ve ayrıca sattığınız ürün veya hizmetin yanı sıra satış miktarını da kaybedersiniz.
Ne Zaman Atmalı
Müşterilerden gelen anlaşmazlıkların olasılığı nedeniyle, kredi kartının satış makbuzunu atmak akıllıca değildir; çünkü işlem satıcı hesabınızı temizlemiştir - satıştan para almış olsanız bile. Bankalar genellikle, Adil Kredi Faturalama Yasası uyarınca bir masrafı itiraz etmek için müşterilere yaklaşık 60 gün verir. Kredi kartı dekontunu en az üç ay saklamak güvenli bir bahistir. Ticari gelir vergisi raporlama nedenlerinden dolayı özellikle satış makbuzlarına ihtiyacınız varsa, en az altı yıl boyunca el altında bulundurun.
Makbuzların Depolanması
Bu satış fişlerini saklamanız gerekiyorsa, hassas müşteri bilgilerini içerdiklerinden bunları güvenli ve kilitli bir yerde saklayın. Kredi kartıyla ilgili dolandırıcılık sorunlarından kaçınmak veya hırsızlığı tespit etmek için bu hassas verileri yetkisiz çalışanların ve kişilerin dışındaki kişilerin erişemeyeceği bir yerde saklayın. Satıcı hizmetleri sözleşmeniz, Ödeme Kartı Endüstrisi’nin Veri Güvenliği Standardı kurallarına göre müşteriler için hassas kredi kartı verilerinin nasıl yönetileceği ve saklanacağına ilişkin belirli kuralları belirleyebilir. PCI DSS, müşteri kredi kartı verilerinin yönetimi konusunda rehberlik sağlayan bir organizasyondur.
