Dünyadaki yüzlerce yabancı konsolosluğun herhangi birine bir iş mektubu yazmak için çeşitli nedenler var. Örneğin, vize veya seyahat bilgileri talep etmek, dış ticaret olanakları hakkında bilgi almak, dış ilişkiler araştırması yapmak veya yurtdışında staj yapmak için yurtdışına seyahat eden bir öğrenci için bir tavsiye mektubu yazmak isteyebilirsiniz.
Mektubu ele aldığınız kişinin adını, unvanını ve adresini belirleyin. Her bir yabancı konsolosluğun, yazışmalarınızı ele almanız gereken kişiyi tanımlamanıza yardımcı olabilecek çeşitli bölümlere bağlantıların yanı sıra, bir personel rehberi sağlayan ayrıntılı bir web sitesi vardır.
Konsolosluğa bir iş mektubu yazarken geleneksel iş protokolünü takip edin. Ülkenin uluslararası posta sistemine göre biçimlendirilmiş bireyin tam adını ve unvanını, departmanını ve konsolosluk adresini kullanın. Her ülke değişir, bu yüzden konsolosluğun web sitesinin “bize ulaşın” bölümünde listelenen yönergeleri izleyin. Basılı kopya mektubu gönderiyorsanız, tarihi mektubunuzun sağ üst köşesine ekleyin. E-posta gönderiyorsanız, yazışmalarınızın amacını konu satırında açıkça belirtin.
Kim olduğunuzu, nereli olduğunuzu, neden yazdığınızı ve başka bir kişi ya da kendiniz adına yazıp yazmayacağınızı içeren bir tanıtım mektubu yazın. Bir şirket, bir devlet kurumu, bir uluslararası kuruluş veya bir eğitim kurumu adına yazıyorsanız, üyeliği isme göre not edin ve unvanınızı ve bilgilerinizi belirtin.
Yazışmalarınızın amacını özetleyen, ancak kısaca özetleyen basit bir ifade yazın. Tercüme edilmiş veya yorumlanmış bir dilin çoğu zaman iki anlamı olabilir, bu nedenle yabancı bir okuyucu tarafından kolayca anlaşılmayan argo terminolojisinden veya konuşmalardan kaçının. Örneğin, “Sizinle temasa geçmek istiyorum” ibaresi yerine “Sana sormak için yazıyorum…” yazılmalıdır.
Mektubunuzu tek bir konu ile sınırlandırın ve yazışmalardan istediğiniz sonuç hakkında kesin olun.
Mektubu bir teşekkür notu ile bitirin ve nasıl ulaşabileceğinize dair detayları verin. Her zaman tam adınızı ekleyin. Yabancı bir konsolosluğa yazılan mektupta asla yanıltıcı veya potansiyel olarak tehdit edici ifadeler aldatmaz veya yapmayın.
Posta gereklilikleri ve tahmini teslimat süresi hakkında yerel postaneye danışın. Mektubunuza hızlı bir şekilde yanıt verilmesini sağlamak için kendinden adresli, damgalı bir zarf ekliyorsanız, iade zarfında uygun miktarda ABD posta ücreti olduğundan emin olun.
İpuçları
-
Amerika Birleşik Devletleri yabancı konsolosluk web siteleri İngilizce olarak yazılırken, uluslararası yabancı konsolosluklar genellikle ülkenin anadilinde İngilizce sürümüne bağlantıyla yazılır.
