Kayıt yönetimi, şirketlerin, kar amacı gütmeyen kuruluşların, devlet kurumlarının, sosyal kurumların, tıp, ticaret, finans, okulların, kolejlerin ve üniversitelerin ve belirli bir süre boyunca tutulması gereken bilgileri üreten diğer tüm türlerin sahip olması gereken bir işlevidir. Bireysel hanelerin de iyi kayıt yönetimi uygulaması gerekir. Kayıt yönetimi ayrıca, kayıtların yaşam döngüsünü yönetmek veya izlemek için sistematik, organize, planlı ve kontrollü bir süreçtir. Bir kayıt maddi bir kağıt nesne olabilir veya dijital veya elektronik biçimde olabilir. Yüzlerce kayıt türü arasında finansal, tıbbi, bilgilendirici, resmi belgeler, ofis belgeleri, bordro, devlet formları ve e-posta kayıtları tutulabilir. Kayıt yönetimi, kayıtların yaşam döngüsünün üç aşamasını ele alır: Bir kaydın oluşturulması veya alınması; bir kaydın bakımı, güvenli depolanması, alınması veya genel kullanımı; bir kaydın elden çıkarılması.
Kayıtların oluşturulması
Kayıtların oluşturulması veya alınması, kayıt yönetimi talebini oluşturan şeydir. İstihdam başvurusu, fatura veya envanter kontrol raporu olsun, kayıt oluşturulduktan sonra, o kaydın diğer tüm işlemlerinin veya yönetim işlevlerinin kullanılması gerekir. Kayıt yönetimi işleminin bir işlevi, oluşturulduktan veya alındıktan sonra kaydın akışını belirlemektir. Kim kayıtları görmek zorunda? Rekor, herkes kaydı gördükten ya da yaptıktan sonra (hesaptaki bir ödemenin kaydedilmesi gibi) nereye gidiyor? Kaydın güvenli bir şekilde saklanmasından kim sorumludur? Tüm bu soruların iyi iletilmiş cevaplara ihtiyacı var.
Kayıtların Bakımı
Kaydın sürdürülmesi, kaydı saklamak için işlemler geliştirmeyi içerir. Kayıtların saklanması sırasında, bilgiyi referans alması gereken ya da kaydın kişisel yapısına erişmesi gereken kişilerin ulaşması için uygun hale getirilmesi de dahil olmak üzere bir takım hususların gerçekleştirilmesi gerekir. Kaydı kullanıma sunmanın diğer tarafı, kayda kimlerin erişemediğini gösterir. Kayıtlar depo dışındayken, kayıtların kim olduğunu, kayıtların nerede olduklarını ve kayıtların ne zaman geri dönmeyi planladıklarını belirlemek için bir sistemin olması için iyi kayıt yönetiminin hayati önemi vardır. Kaydın uygun şekilde iade edilmesini sağlamak da kayıt yönetim sisteminin önemli bir parçasıdır. Kayıtların güvenli bir şekilde saklanması, her bir kaydın dijital kopyalarının başka bir ofiste veya bankadaki bir emanet kasasında saklanmasını içerebilir. Kağıtlara veya elektronik kopyalara zarar gelmemesi için kayıtlar kuru ve serin bir yerde saklanmalıdır. Arşivleme işlemleri, kayıt yönetiminin bakım aşamasının bir parçasıdır. Bir kaydın arşivlemeye ne zaman uygun hale geleceğini belirlemek kayıt yönetiminin bir parçasıdır. Kayıtların nerede arşivleneceğini ve kayıtların ne kadar süreyle arşivleneceğini seçmek de bu işlevin bir parçasıdır. Tarihsel kayıtlar gibi bazı kayıtlar, ömür boyu ve bazen şirketin ötesinde tutulabilir. Şehirler, eyaletler ve kasabalar için, geçmiş kayıtların belirsiz bir süre depolanması gerekebilir.
Kayıtların Atılması
Kayıtların uygun zaman dilimi içinde atılması çok önemlidir. Çoğu kaydın elden çıkarılması parçalama ile tamamlanmalıdır. Bertaraf etme ile ilgili hususlar, kaydın ne kadar süreyle saklanması gerektiğini belirlemeyi içerir. Kayıt tutma zaman çerçevesi kaydın niteliğine bağlıdır. Bazı kayıt depoları, vergi kayıtları gibi devlet düzenlemeleri, bazıları kredi yönetimi için bankalar ve bazıları şirket belgeleri gibi yasal yönergeler tarafından belirlenir. Ayrıca, şirket içinde parçalama veya bir bertaraf izleme sisteminin parçalanması ve geliştirilmesi için bir dış şirketin işe alınması gibi kayıtların nasıl elden çıkarılacağının belirlenmesini de içerir. Hangi kayıtların elden çıkarıldıkları, nasıl elden çıkarıldıklarını ve uzun vadeli kayıt yönetimine nerede fayda sağlayabileceklerini listeleme. Ayrıca, kayıtların elden çıkarılması için bir kayıt mekanizmasının uygulanması, herhangi bir kayıt yok edilmeden önce bilmesi gereken herkesin bilmesini sağlamaya yardımcı olabilir.
Kayıt Yönetimi için Diğer Hususlar
Bir kayıt yönetim sistemi ile uyum sağlamak için diğer birkaç seçenek, tüm kayıt yönetimi ile ilgili politika ve prosedürleri belgelemek ve iletmek, kayıt yönetiminin her aşaması için kontrol mekanizmaları ve prosedürleri geliştirmek ve uygulamak ve kayıt yönetim sistemlerini basit ve iletişim kolay ve kolay tutmaktır. yönetmek.
Öğrenme Kayıtları Yönetimi Kaynakları
Etkili kayıt yönetimini öğrenmek için yüzlerce kaynak vardır. Teknik okullar, kolejler ve üniversiteler, çevrimiçi eğitim ve referans kitapları yerel kitapçıda ya da yüksekokul kayıtlarında etkili ve yasalara uygun kayıt yönetim sisteminin geliştirilmesine yardımcı olabilecek çok sayıda kitapta bulunur. Ayrıca her zaman kayıt yönetimi için özel kurallarla ilgili yerel, eyalet ve federal yönetmeliklere bakın.
