JISC InfoNet, kayıt yönetimini, içerdikleri bilgi veya verilerle birlikte tüm kayıtların sistematik yönetimi olarak tanımlar. Geçmişte, bu kayıtlar kağıt biçiminde saklanıyordu ve her büyük kuruluşun bazen bir katip ordusu tarafından yönetilen bir sicili vardı. Bugün elektronik kayıt yönetim sistemleri devraldı. Hem manuel hem de elektronik kayıt yönetim sistemlerinin dezavantajları olduğu gibi açık avantajları da vardır.
Veri Alma ve Paylaşma
Birçok kuruluşun kağıtsız kalmasının önde gelen bir nedeni, bir elektronik sistemin bilgi alma ve paylaşmaya izin verdiği kolaylıktır. Veriler kağıt üzerinde tutulduğunda ve bir kayıt defterinde saklandığında, geri alınması zorlaşır. Ayrıca, bilgi bir seferde sadece bir kişi tarafından kullanılabilir. Elektronik sistemler bu sorunu çözerken, başka zorluklarla da birlikte geliyorlar.
Eskime İçin Ekipman Maliyeti ve Potansiyeli
Bir kuruluş kağıtsız kaldığında, kağıda tutulan ve dijital biçimde taranması ve saklanması gereken çok büyük miktarda veri vardır. Bu alıştırma için ihtiyaç duyulan donanım ve yazılım oldukça fazla paraya mal olur. İlk maliyetler bir yana, elektronik sistemler için önemli bir dezavantaj hem donanımın hem de yazılımın nispeten kısa sürede eski hale gelmesidir. Donanım her 2-3 yılda bir değişirken, donanımın 18 ay kadar kısa bir sürede değişmesi gerekebilir.
Elektronik Sistemler ve İnsan Sayısı
Elektronik kayıt yönetim sisteminin uygulanması çalışanların tutumlarında değişiklik yapılmasını gerektirir. Bir organizasyondaki herhangi bir köklü değişim, bu tür değişikliklerin onları nasıl etkileyeceğinden emin olmayan birçok çalışan tarafından şüpheyle görülür. Daha eski dosyaları düzenleme yöntemleri yenileriyle değiştirildiğinde, çalışan kontrol kaybı hisseder ve bunun işverenden gelen güvencelerle ele alınması ve uygulanan sistemin başarısı ile desteklenmesi gerekir.
Güvenlik ve Diğer Konular
Bir elektronik kayıt yönetim sisteminin mümkün kıldığı bilgi paylaşımı arttıkça güvenlik konusu da geliyor. Yeterli önlem alınmadığı sürece, gizli şirket bilgilerinin yanlış ellere geçmesi mümkün olur. Ayrıca, kayıtların yönetimi, sistem gereksiz kayıtlarla (doküman kopyaları gibi) tıkandığında sorun yaratabilir. Tutulan önemli miktarda kaydın gerçekte önemsiz posta olduğu durumlar bulmak nadir değildir.
