Teknoloji bir gün ve çağda, artıklık işlemleri, terabayt, gigabayt ve bilgi kopyalarını çoğaltmak, kayıt yönetimi bir sıradan ama tüm kurumların çivilemeleri gereken kritik bir uygulamadır. Gittikçe daha sık, veri dosyalarının korunmasına yönelik yaklaşım, iyi iş karar vermede ekmek ve tereyağı haline geliyor.
Kayıt Yönetimi Neleri İçeriyor?
Kayıt yönetimi, birden fazla veri toplama, depolama ve nihayetinde uygun imha alanlarını içerir. Bilim birden fazla kategoriye ayrılır: girdi ve toplama, depolama, yedekleme ve yedekleme ve azaltma. Girdi ve toplama, çalışanların verinin nasıl oluşturulduğunu ve daha sonra kolayca erişebilmek için takip etmesi gereken dosyalama sistemini takip etmesi için protokoller oluşturur. Aynı zamanda neyin tutulması gerektiğini ve neyin olmaması gerektiğini de belirtir. Depolama, hem basılı hem de elektronik dosyaları içerebilir ve hangi depolama araçlarına izin verilip verilmeyeceği hakkında parametreler oluşturur (yani, sabit sürücülere karşı ağ klasörleri veya flash sürücüler yerine kağıt klasörler). Yedeklilik ve yedekleme, afet durumunda önemli bilgilerin güvenlik kopyalarını saklamayı içerir. Son olarak, azaltma, veri imhası ve iş sistemlerinden elimine edilmesi için izin verilen yöntemleri belirler.
Karar Vermede İstatistiksel Yardım
Kayıt yönetimi, istatistiklerin kolayca toplanmasını sağlar. İş kararlarının çoğu trend analizine dayanır. Trend analizi, bilgi ve verilerdeki kalıpları bulmaya ve bu kalıpların davranışları hakkında sonuçlar çıkarmaya dayanarak geliştirilir ve oluşturulur. Bilgi yönetimi ne kadar iyi olursa, eğilim analizi ve ilgili iş bilgisi de o kadar iyi olur.
Bilgi Kaybını Önlemek
Kayıt yönetiminin bir diğer önemli bileşeni veri kaybını önlemektir. Çok kolay bir şekilde gerçekleşebilir: bir dosya silinir, yanlış klasör parçalanır, kötü bir çalışan hassas verilerle binadan çıkar.
Kayıt yönetimi, bilgileri korumalı bir şekilde düzenlemek ve dosyalamak için önleyici işlemlerin yapıldığından emin olur. Daha sonra yedekleme sistemleri ve çoklu kopya depoları gibi fazlalıklar devreye girer, böylece bir dosya sistemi yok edilirse hızlı bir şekilde yeni bir kopya ile değiştirilebilir. Son olarak, güvenlik önlemleri, bir şirketin iyiliğini ve çıkarlarını tehlikeye atabilecek, üzerinde değişiklik yapılan kayıtları yakalamaya yardımcı olur.
Örgütsel Yararları
Kayıt yönetimi verimliliği arttırır. Veriler daha hızlı, daha kolay bulunur ve anında analiz ve bilgi alımı ile karar alma iyileştirilir. Geliştirilmiş kayıt tutma, kaynak israfını azaltır. Uygun protokoller izlendiğinde daha az kağıt ve depolama sistemi alanı kullanılır. Uygun kayıt yönetimi, en son yedek kopyaların mevcut olmasını sağladığında, kaza sonucu imha ve kalıcı kayıptan kaçınılır. Kayıt yönetimi ayrıca, şirketin dava sırasındaki eylemlerini savunmaya yardımcı olmak için bir kağıt izi tutar. Son olarak, kayıt yönetimi, müşterilere veya projelere yanıt verirken ve bunlara yanıt verirken iyi bir organizasyonun sağlanmasına yardımcı olur. Organize bir bilgi toplama sistemi tutularak, müşteriye veya projeye özel ihtiyaç duyulduğunda değerli veriler ve bilgiler alınabilir.
Seçenek Olarak Dış Kaynak Kullanımı
Birçok şirket, temel uzmanlıklarına adanmış kalmak istemektedir ve veri sistemlerini korumaktan çok rahatsız olmak istememektedir. Bu gibi durumlarda, kayıt şirketini sürdürmek ve tasarlamak için bir ortak veya satıcı kullanmak çok yararlı olabilir, böylece müşteri şirketi sadece temel işlerine odaklanabilir. İdare, depolanan bilginin toplanmasını ve müşterinin karar vermesi için ihtiyaç duyduğu şekilde muhafaza edilmesini sağlayan bir hizmet için ödeme yapmaya başlar. Birçok büyük şirket daha verimli olmak için bu yöne doğru ilerlemiş, bazen sadece yedekleme hizmetlerini ve diğer tüm kayıt sistemlerini daha iyi yönetim için satıcılara devretmiş olarak dış kaynak temin etmektedir.
