Dosyalama sistemleri, ofis ayarlarında avantaj ve dezavantajlar sunar. Çoğu şirket, kâğıt belgelerin dosya dolaplarında dosyalandığı geleneksel dosyalama sistemlerini kullanır. En yaygın kullanılan dosyalama sistemi alfabetik bir sistemdir.
amaç
Dosyalama sistemleri belgeleri düzenli tutmak ve çalışanlar için kolay bulmak için kullanılır. Bir dosyalama sistemi kurulur ve çalışanlar kullanılan sistemi takip eder.
Avantajları
Alfabetik dosyalama sistemleri öğretmesi ve öğrenmesi kolay bir sistemdir. Belgeler, genellikle satıcı adıyla alfabetik olarak dosyalanır. Herhangi bir çalışan, satıcı adı bilindiği sürece gerekli bir belgeyi bulabilir.
Dezavantajları
Bu sistemin bir dezavantajı, mektuplar nedeniyle belgelerin sıklıkla yanlış doldurulmasıdır. Diğer bir dezavantaj, bir satıcının adının soyadıyla karşılaştırılması durumunda belgelerin bulunmasının zor olmasıdır. Şirketlerdeki isim değişiklikleri doğru bir şekilde kaydedilmeyebilir ve bu da bu dosyalama sistemi ile karışıklığa neden olur.
