Yeni işletme sahipleri için, bilgisayar dosyası yönetimi, genellikle ertelenen ve hatta göz ardı edilen bir iştir. Ancak, çoğu işletme bilgisayar dosyaları biçiminde birçok veriyle çalışır, saklanır, alınır ve saklanır. İşletmeniz için durum buysa, uygulanabilir bir dosya yapısına, dosya adlandırmada anlaşılması kolay ve daha pek çok şeye ihtiyacınız olacaktır. Güçlü bir oluşturma, depolama, organizasyon ve yedekleme işlemi, işinizi büyüdükçe ölçeklendirmenize yardımcı olur.
İpuçları
-
Bilgisayar dosya yönetimi, ticari bilgilerinizi büyüdükçe işinizi ölçeklendirmenize yardımcı olacak güçlü bir oluşturma, depolama, organizasyon ve yedekleme işlemidir.
Dosya Yönetimi Neden İşletmeniz İçin Kritik?
Yeni bir işletme kuruyorsanız, dosya yönetimini gözden kaçırmak caziptir. Muhtemelen başlayacak çok fazla bilgisayar dosyasına sahip değilsiniz ve hiç şüphesiz dikkatinizi gerektiren birçok başka önemli konu var.
Ancak, akıllı bir dosya yönetim sistemi kurmak için zaman ayırmak, önümüzdeki yıllar için temettü öder. Dosyalar için ölçeklenebilir, organize bir sistem şirketinizle birlikte büyüyecek ve bu dosyaların sayısı katlanarak artarken bile dosyalarınızı güvenli ve düzenli tutmalısınız.
Alternatif olarak, dosya yönetimini ertelemek, zaman ve verimlilik sağlayan dağınık, çalıştırılamaz bir sistem oluşturur. Bu noktada uygun bir sistemin benimsenmesi son derece maliyetli olacaktır ve genellikle yüksek fiyatlı danışmanları ve ek ekipmanları içerir.
Kolayca anlaşılan, çalışması kolay ve genişletilmesi basit bir dosya yönetim sistemi değerli bir işletme varlığıdır.
Dosya Yapısı Oluşturma
İşletmenizin bilgisayar dosyalarını düzenlemeyi nasıl seçtiği, gelecek yıllar boyunca günlük işlevleri, proje yönetimini ve müşteri ilişkilerini etkileyecektir. Doğru belgeyi hızlı bir şekilde bulamaz ve alamazsanız, işletmeniz sonunda müşterilerini veya itibarını kaybedebilir.
Dosyaları düzenlemenin en iyi yolu işten işe değişecektir. Kurumsal veya hiyerarşik bir yaklaşım seçmeden önce işinizin belgelerinizi nasıl yaratacağını ve onlarla çalışacağını düşünün.
Dahili dosya yapısı geniş ve sığ veya dar ve derin olabilir. İlk yaklaşım çok sayıda üst düzey klasör ve daha az sayıda alt klasör oluşturur. Bu, çok sayıda belgenin birden fazla klasörde saklanmasına neden olabilir. İkinci yaklaşım, üst klasörler içinde birden fazla klasörü iç içe geçirir. Bu iki hiyerarşi türü arasında bir denge kurmak için hibrit yapılar da oluşturulabilir. Kişisel tercih ve iş zorunluluğu belirli bir yaklaşımı dikte etmelidir.
Arama yaparak dosyaları daha kolay bulmaya yardımcı olan dosya yönetimi hizmetlerinin artmasıyla, bazı insanlar ve işletmeler dosya klasörlerini tamamen terk etmiş ve tüm belgelerini tek bir ana klasöre atmışlardır. Bu tavsiye edilemez. Herhangi bir işletme, bir yıl içinde böyle düz bir yapı tarafından kolayca yönetilebilecek olandan daha fazla belge yaratacaktır. Dosyalarınızı kategorize etmeye yardımcı olan bir tür dosya organizasyon yapısı oluşturmak önemlidir; bu da onların yerini daha kolay bulmanızı sağlar.
Hangi sistemi seçerseniz seçin kullanımı kolay, güvenli ve güvenilir olmalıdır. Bu dosyaları kimin oluşturup çalıştıracağını düşünün ve ardından çalışma gereksinimlerinin bir dosya yapısıyla nasıl daha iyi karşılanabileceğini düşünün.
Kullanım kolaylığının bir diğer önemli yönü erişilebilirliktir. Birincil doküman çalışanlarınızın mobil cihazlardaki dokümanlara erişmesi gerekiyorsa, bir dosya yönetimi politikası oluştururken bu cihazların nasıl listeleneceğini, bunlara nasıl erişileceğini ve bu cihazlarda nasıl çalışılacağını düşünmek önemlidir. Ayrıca, dosyaları tüm cihazlarda senkronize tutan bir dosya yönetimi yaklaşımı benimsemek isteyeceksiniz.
Son olarak, dosya yönetim sisteminize dosya yedekleme planları ekleyin. İdeal olarak, dosyalarınızın birden çok yedek kopyasını oluşturmalısınız. Bu yedeklemeler, en az biri iş yerinizde bulunmayan çeşitli bilgisayarlarda saklanmalıdır. Bilgisayarınızdaki dosya yönetim sisteminizde kimin yedekleme yaptığını, ne sıklıkta ve hangi teknolojiyle belirttiğinizden emin olun.
İhtiyacınız Olan Bilgisayar Dosyalarını Bulma
Kuralların ve dosya yapısının adlandırılması, gerektiğinde doğru belgenin hızlı bir şekilde bulunmasına ve alınmasına yardımcı olmalıdır. Rasgele alfanümerik serileri içeren dosya adları veya “DATE + CLIENT NAME” gibi kurallar bile kafa karıştırıcı olabilir ve almayı engelleyebilir.
Dosya adları tüm kullanıcılar için anlam ifade etmeli ve her bir dosyanın türünü, amacını ve temel içeriğini kolayca tanımlamalıdır.
Tutarlı bir dosya adlandırma kuralına ek olarak, bir dosya yönetim sistemi eklemeyi düşünün. Bu, dosyaları depolamaya ve düzenlemeye yardımcı olan bir tür bilgisayar uygulamasıdır. Dosyaların üzerinde çalışmanıza ve bakımını yapmanıza yardımcı olabilecek, sahibinin ve sonraki kullanıcıların takibini, oluşturulma tarihini ve son değişiklikleri ve diğer verileri izlemeye izin veren özellikler sunabilir.
Dropbox ve Google Drive gibi dosya yönetimi hizmetleri, daha arama dostu bir düzen ve arayüz sağlayarak size yardımcı olabilir. Karmaşık dosya yapılarını veya adlandırma kurallarını hatırlamak yerine, ihtiyacınız olanı kolayca arayabilirsiniz.
Şirketinizin Politikasını Yazma
Yapı ve adlandırma kurallarına karar verildikten sonra, seçtiğiniz bilgisayar dosyalarıyla çalışmak için tüm özellikleri özetleyen, işletmeniz için bir taslak belge oluşturun. Tek çalışanınız olsanız bile, bu her zaman böyle olmayabilir. Gelecekte çalışanları genişletip işe alırsanız, bilgisayar dosya yönetimi politikalarını gösteren resmi bir belge yardımcı olacaktır. Ayrıca, işinizin tutarlı bir dosya yönetimi yaklaşımını sürdürmesine ve değerli dosyalarınızın güvenliğini sağlamasına yardımcı olur.
