Denetim, iç süreçleri veya fonksiyonları gözden geçiren bir işletme fonksiyonudur. İç denetimler, çalışanların işleriyle ilgili yönergeleri takip etmelerini sağlamak için işletme sahiplerine bilgi sağlar. Sahipler, işletme işlevlerini geliştirmek veya geliştirmek için değişiklik yapılması gereken alanları da bulabilirler. Satın alma, şirket için büyük satın alımlar veya satın almalar yapmaktan sorumlu bir işlevdir. Bu işlev, şirketin sermayesini harcamayı içerdiği için inceleme ile karşı karşıyadır. Aşırı harcama, gelecekteki kullanım için şirket varlıklarını azaltabilir.
Satın alma emri
Bir şirketin satın alma siparişi süreci genellikle tedarik işleminin başlangıcıdır. Denetçiler, satınalma siparişlerini onaylayan ve satın alma siparişlerinde yetkilendirilen ve bu belgenin alacak ve hesaplarda kullanılmakta olup olmadığına bakar. Her satınalma siparişi denetim sürecinde gözden geçirilemediğinden, genellikle büyük bir satınalma siparişleri grubu arasından bir örnek seçilir. Denetçiler bu örneği herhangi bir eksikliğin olup olmadığını ve çalışanların satınalma siparişi sistemini kötüye kullanmasına izin verip vermediğini belirlemek için kullanır.
kabul
Alma, bir şirketin malları fiziksel olarak kontrol etmek ve bunları şirketin tesislerinde saklamak için kullandığı süreçtir. Denetçiler, çalışanların eşyaları çalmamalarını ve tüm malların kabul edilebilir durumda olmalarını sağlamak için bu süreci inceler. Şirketler ayrıca, alıcı belgelerde listelenen şartları (gönderi bildirimi veya bilet kopyasını almak gibi), şirketin iç satınalma siparişinde listelenen bilgilerle eşleştirmesini sağlamalıdır.
Ödenebilir hesaplar
Ödenecek hesaplar, satın alımlara ilişkin faturanın ödenmesinden sorumlu bir muhasebe işlevidir. Denetçiler, şirketin ödemeyi yapmadan önce muhasebecinin satınalma siparişini, bilgiyi ve satıcı faturasını karşılaştırmasını sağlamak için bir eşleştirme sürecine sahip olmasını sağlayacaktır. Fatura, bir satıcı veya tedarikçiden gelen mal veya hizmetler için son faturayı temsil eder. Bu işlemin denetlenmesi, denetçilerin seçilmiş birkaç bilgiyi gözden geçirmelerini sağlamak için bir örnekleme süreci ile tekrar yapılır.
yönetim
Denetçiler ayrıca, bu denetimi ne kadar iyi izlediklerini belirlemek için tedarik denetimi sırasında şirket yönetimi ile görüşecektir. Sahipler ve yöneticiler, satın alma bilgilerinin bütünlüğünü koruyan iç kontroller oluşturmaktan genellikle sorumludur. Denetçiler süreçle ilgili bilgilerini, iç kontrollerin amacını ve çalışanları ne sıklıkla kişisel olarak denetlediklerini belirlemek için yönetim ile görüşür.
