Çalışanları işe alan ve bakımını yapan tüm şirketler, işe aldıkları her çalışan için bir çalışan veya personel dosyası bulundurmalıdır. İnsan kaynakları yöneticileri, tıbbi, finansal, sabıka veya güvenlik kayıt kayıtları gibi genel bir çalışan dosyasına hassas bilgileri dahil etmemeye özen göstermelidir. Bu tür bilgiler eyalet ve federal yasalara göre güvenli bir yerde saklanmalıdır. Diğer hassas olmayan bilgiler, çalışanın incelemesine olanak sağlamak veya iş davalarında delil olarak kullanılmak üzere özel bir çalışan dosyasında tutulmalıdır.
Ön İstihdam Kayıtları
İşe alım öncesi iletişimler, görev tanımı, ilk iş başvurusunun kopyaları, özgeçmiş, görüşme notları, iş teklifleri, bir çalışan el kitabını okumak ve anlamak gibi imzalanan herhangi bir doğrulama formu ile ilgili bilgiler çalışanın dosyasında tutulmalıdır.
Ücret, Bordro ve Vergi Bilgileri
Bu tür belgeler arasında zaman çizelgesi kayıtları, çalışan tarafından doldurulmuş W-4 formları, devam kayıtları, doğrudan mevduat yetkilendirmeleri, yıllık W-2 beyanları ve bir çalışanın eve götürme ücretlerini etkileyen nafaka yetkileri bulunmaktadır.
Performans Değerlendirme, İnceleme ve Olaylar
Şirketiniz periyodik performans incelemeleri yapıyorsa, belirli bir çalışanla ilgili her bir incelemenin bir kopyası çalışanın personel dosyasına yerleştirilmelidir. Ek olarak, diğer çalışanlarla veya yönetimle olan uyuşmazlıklar, davranış sorunları, devamsızlık kalıpları, düşük iş performansı ve yazılı uyarılarla ilgili olayların dosyada belirtilmesi gerekir.
Eğitim ve öğretim
Birçok pozisyonda ön ve devam eden eğitim, eğitim veya sertifikalandırma gereklidir. İşverenler, çalışanın tamamladığı tüm eğitim programlarının kaydını tutmalıdır. Çalışana, işe ait belirli bir kurs için tamamlama sertifikası verilmişse, dosyada bir kopya bulundurulmalıdır.
Acil İletişim ve Yararları
Tüm işverenler, çalışma ortamının tehlikeli olup olmadığına bakmaksızın her çalışan için bir acil durum irtibat listesi tutmalıdır. Ek olarak, çalışanın pozisyonuyla ilgili tüm haklar kaydedilmelidir. Yararları ücretli tatil, sağlık sigortası, öğrenim geri ödeme programları ve diğer teminatları içerebilir.
