Yönetici özeti genellikle daha uzun bir notun, iş planının, haber bülteninin, yasal sözleşmenin veya önemli bir belgenin tek sayfalık bir taslağıdır. Yönetici özeti, ayrıntıya dalmaya vakti olmayan yoğun bir yönetici için konunun nedenini, niçini ve nasıl özlü bir şekilde olduğunu bildirmelidir. Okuyucunun konuyla ilgilendiğini ve ilgili daha geniş kavramları anladığını, ancak ayrıntılarla yakından ilgili olmadığını varsaymalısınız. Genel bir kural olarak okuyucu, yönetici özetini okuduktan sonra konu hakkında akıllıca konuşabilmelidir.
İlk paragrafta neler olduğunu ve neden olduğunu açıkça anlatın. Yönetici özeti okuyucusu, muhtemelen çok çeşitli konularla ilgilenen ve her zaman birden fazla projeye yer veren yoğun bir yönetici olacaktır. Bu nedenle, daha fazla ayrıntıya girmeden önce okuyucunun temellerini yazmalı ve okuyucuyu yeniden yönlendirmelisiniz. Örneğin, özetin açılması şöyle diyebilir: "Bu rapor, gelecek yıl için Tyres Inc.'den satın alınacak lastiklerin fiyatlarını ve teslimat programlarını belirlemek için 21 Mayıs'ta imzalanan tedarikçi anlaşmasını ayrıntılandırıyor." Bu açılış, okuyucunun lastik tedarikine ilişkin bir anlaşmanın olduğunu hatırlamasına ve hızlı bir zihinsel ısınma tatbikatı olarak hizmet etmesine yardımcı olacaktır.
Sözleşmedeki tüm ana noktaları, ideal olarak farklı mermi noktalarında listeleyin. Mermi noktalarının okunması ve emilmesi kolaydır, çünkü karmaşık bir sorunu kolayca sindirilebilir parçalara böler. Madde işaretleri, istisnalar, özel maddeler veya teknik detaylar yerine sözleşmenin esaslarını bildirmelidir. Her gün lastiklerle ilgilenmeyen yönetici belki Tyres Inc.'in 25 takvim günü içerisinde lastik siparişlerini yerine getirmeyi kabul ettiğini bilmek isteyecektir, ancak bir siparişin 50.000'den fazla lastik için olması durumunda, bu teslim süresinin uzaması gerektiğini bilmesi gerekmez. 30 gün ila 19 inç çapındaki lastikler için özel kurallar geçerlidir. Basitçe, büyük siparişlerin ve belirli lastik boyutlarının özel maddeler içerdiğini de eklemek yeterli olacaktır. Okuyucunun ayrıntılar için her zaman tam yasal sözleşmeye başvurabileceğini unutmayın.
Yasal anlaşmanın neden önemli olduğunu açıklayın. Okuyucu, bu alanda uzman olamayacağından, bu anlaşmanın önemini açıklamak için size bağlı olacaktır. Fiyat olağandışı olarak avantajlı mıydı, teslim süresi özellikle kısa mıydı yoksa cezaler zamanında siparişleri yerine getirememe konusunda çok dik mi? Anlaşmanın güçlü yönlerini ve eğer varsa, zayıf yönlerini açıklayın. Anlaşmanın arkasındaki itici güç siz olsaydı, bunun da başarılarınız için kredi talep etmenin uygun ve muhtemelen tek zaman olduğunu unutmayın.
Sonraki adımları listeleyerek özeti tamamlayın. Anlaşmanın imzalanması, karargah tarafından onaylanma gibi ek eylemler gerektirebilir veya kamyon lastikleri için tedarik programlarının bu yasal belge kapsamında olmadığını belirten bir fıkra dahil olmak üzere anlaşmanın tamamlanmamış olması gerekebilir. yakın gelecekte onlar için imzalandı. Bu "ileriye dönük" projeksiyon, özeti mantıklı bir sonuca götürecek ve okuyucuya daha sonra ne bekleyeceği konusunda iyi bir fikir verecektir. Takip etmesi muhtemel bir sonraki yönetici özeti için sahneyi belirleyecektir.
