Düzenli olarak denetimler yaparak şirketinizin kayıtlarının doğruluğunu ve kalitesini artırabilirsiniz. Bir denetim genellikle, iç makbuzların yanı sıra, hataları bulmak için banka hesap özeti incelemesini içerir. Bazı hatalar dikkatsiz büro hataları içerir ve hızlı bir şekilde düzeltilebilirken, diğerleri kasıtlı veya sahtekardır ve ciddi hasara neden olabilir.
İstenmeyen hataları keşfetmek veya iyileştirilmesi gereken alanları onarmak gibi denetim amaçlarını belirleyin. Standart bir denetim rutini tanımlamak için genel bir çerçeve geliştirin. Örneğin, raporlama yöntemlerini ayrıntılı olarak açıklayan bir denetim denetim listesi oluşturun.
Harcamalarınızın ayrıntılı listeleri ve son banka hesap özetleri gibi ilgili belgeleri toplayın. İşlemleri belirli bir süre içinde uzlaştırmak için ay sonu gibi bir kesim süresi belirleyin. Para yatırma, transfer ve para çekme gibi birçok işlem hemen yapılmaz, ancak hesabınıza gönderilmeden önce birkaç gün gerekir.
Banka hesaplarınızın gerçek işlemleri yansıtması için bilgileri uzlaştırın. Uzun süre veri ile uğraşmaktan kaçının, çünkü bunalmış olacaksınız. Verileri alt gruplara ayırın, böylece bir gelir hesabındaki bilgileri toplamak yerine satışlar, faiz gelirleri ve nakliye geri ödemeleri gibi kategorileri ayırt edebilirsiniz.
Sonuçları güvenli ve düzenli bir yöntemle saklayın; böylece, IRS şirketinizi denetler gibi, gerektiğinde hızlı bir şekilde bilgi alabilirsiniz. Harcama kanıtlarını reddetmekten kaçının (genellikle 75 dolardan fazla). Kullandığınız kağıt miktarını en aza indirmek için, bir muhasebe yazılımı programı (yalnızca bir elektronik tablo veya genel muhasebe defteri değil) kullanmayı ve makbuzlarınızı taramayı düşünün.
Eyalet ve federal mevzuatı gözden geçirin. Örneğin Kongre, 2002 yılında birçok denetim prosedürünü değiştiren Sarbanes-Oxley Yasasını kabul etti. IRS düzenlemeleri ve Federal Mevduat Sigortası Şirketi (FDIC) limitleri ile güncel kalın, böylece sigortasız miktarlarda para yatırmaktan kaçının.
İpuçları
-
Bilgileri sıralamak için yarı zamanlı muhasebeci veya geçici bir asistan gibi personel kiralayın. Bununla birlikte, karmaşık sorunlarla karşılaşırsanız, bir Mali Müşavir (CPA) ile görüşün.
Uyarı
İç kontrolleri güçlendirmek için nakit para içeren ayrı görevler. Örneğin, bilgileri kaydeden bir çalışanın günlük olarak nakit sayan aynı kişi olmamalıdır.
