Bir vergi tahsildarı veya bir IRS Temsilcisinin kapıyı çalması durumunda, tüm işletmeler bir tür defter defter tutmalıdır. Bir defter, Microsoft Excel gibi bir elektronik tablo programında tutulabilir, ancak fiziksel bir defterin güzelliği taşınabilirliğidir. Defterleri her gece eve götürebilir veya şirkete finansal olarak nasıl yaptıklarının bir resmini vermek için yatırımcılara taşıyabilirsiniz. Ayrıca, defter defterini kişisel giderler için yüceltilmiş bir çek defteri olarak tutmak akıllıca olacaktır.
Ana defterin ilk sayfasına altı dikey çizgi çizerek yedi sütun bırakın. Bazı defter kitaplarının önceden yayınlandığını, ancak yine de kalemle değiştirilebileceğini unutmayın.
"Tarih", "Açıklama", "Kredi", "Borç", "Bakiye", "Çek No" ve "Onay" gibi yedi sütunu etiketleyin.
Başlangıç bakiyesini kaydetmek için defter defterindeki ilk satırı kullanın. Açıklamaya göre, "Başlangıç Bakiyesi" (ve sonraki sayfalarda "İleriye Kadar") yazın ve başlangıç miktarını "Bakiye" sütununa yazın.
Tüm satışları, alacak hesaplarını veya ödemeleri "Kredi" sütununda, tarihin ve paranın neden alındığına dair ayrıntılı sütunlardaki açıklamanın listelenmesi.
Tüm satın alımları, ödenecek hesapları ve maaşları "Borç" sütununda kaydedin, tarihin ve paranın neden dağıldığını gösteren açıklamanın bir listesini yapın. Kontrol numarasını "Kontrol Numarası" sütununda listeleyin. "Onay" sütununun altında bir yönetici veya muhasebeci bulundurun.
Her bir kredi ve borç işleminden sonra, şirketin finansal olarak nerede olduğunu görebilmek ve daha sonra kontrol numaralarının kullanıldığından ve hiçbir çekin çalınmamasından emin olmak için mevcut bakiyeyi koruyun.
Tüm işlemler için makbuzları saklayın. Ödemeler için çek faturasını ve ödemeler için faturaları saklayın. Bu makbuzları defter defterine eşlik etmek için manila zarfına koyun. Öğeleri aylık olarak o ayın defter dosyasının bir kopyasıyla birlikte dosyalayın.
İpuçları
-
İşlem sırasındaki tüm işlemleri yazın. Ay sonunda kayda geçirilecek günlerin değerinde kredi ve borçlarla kalmak istemezsiniz.
