Defterler ve hesap defterleri, bilgisayar kullanımından önce hem işletme hem de hanehalkı finansmanını düzenlemenin birincil yoluydu ve bugün hala çeşitli küçük işletmeler ve ev bütçesi uzmanları tarafından kullanılıyor. Defter, sayfaları hem dikey hem de yatay olarak dizilmiş bir kitaptır. Satırlar işletme gelirleri ve harcamaları ile ilgili verilerin kolay girişi için hücreler oluşturur. Haftalık, aylık, üç aylık veya yıllık bir sürenin sonunda, her bir sütunda ve satırdaki girişler, rapor hazırlamak veya bir bütçeyi değerlendirmek için açıkça sıralanır ve kolayca düzenlenir.
Amacını belirlemek için defter veya hesap defterinizin bir sayfasını veya bölümünü etiketleyin. Örneğin, hanehalkı giderlerini takip ediyorsanız, uygun bir etiket "Hanehalkı" olacaktır.
Giderlerinizi ve gelirinizi izlemek için defterinizin birden fazla sayfasına ihtiyaç olup olmayacağını belirleyin. Küçük bir işletme işletiyorsanız, birden çok sayfa gerekli olacaktır. Potansiyel sayfa başlıkları, araç masraflarını, hizmet masraflarını, stok maliyetlerini ve verilen satış veya hizmetlerden elde edilen geliri içerir.
Defterinizin sayfalarındaki sütun ve satır başlıklarını etiketleyin. Doğru veri girişi sağlamak için sütunlara girişler yapılmadan önce bunu yapmak önemlidir. Sütun başlıkları genellikle eğlence harcamaları, yakıt alımları ve kredi kartı ödemeleri gibi çeşitli harcamaların bir dökümüdür, satır başlıkları ise yılın haftaları veya ayları gibi zaman aralıklarına tahsis edilebilir.
Muhasebe dönemi sonunda defterinizin hücrelerinde girilen verilerin toplamını tablolayın. Bir satır boyunca girilen sayıları ve defterin bir sütununu aşağıya ekleyin. Eğer matematiğiniz doğru yapılırsa, defterinizin bir bölümündeki tüm satırların toplamı sütunlarınızın toplamına eşit olacaktır.
