Faturalandırma sisteminiz bir kalem ve defter kadar basit olabilir veya ücret hesaplamasından hesap göndermeye kadar her şeyi yönetmek için tasarlanmış bir bilgisayar ve yazılım programı kadar karmaşık olabilir. Gelişmişlik bir yana, temel faturalandırma kavramları İncil'den beri değişmedi. Hala bir servis sağlayıcı, bir servis kullanıcısı ve ilişkiyi sağlayan ücret var.
Fatura İnsanlarla Başlıyor
Çalışanlarınız, kurumunuza özel bir faturalandırma sistemi tasarlamanın ilk adımı olarak her müşterinin bir profilini oluşturur. Veri personeli, adlarınızı, fatura adreslerinizi ve ücretlerinizin toplandığı şartları toplar. Bir sigorta şirketi gibi üçüncü bir taraf söz konusuysa, bu bilgiler de güvence altına alınır. Müşteriler sizden doğrudan faturalandırmanızı veya bir kredi kartına masraf koymanızı isteyebilir.
Veri Girişi ve Doğrulama
Müşteriler tarafından verilen bilgiler bir yazılım programına girilir veya bir deftere manüel olarak kaydedilir. Kredi puanlarının doğrulanması ve sigorta şirketi teminatı telefon veya web sitesi erişimi ile sağlanabilir. Bazı müşteriler borçlarını taksitle ödemek isteyebileceklerinden, personeliniz faturalandırma sisteminize tam bir profil oluşturmak için kredi puanları gibi hassas bilgilere erişmek zorunda kalabilir.
Kodlama Hesapları
İşletmenizin bir hizmet (fatura) veya bir çok hizmet (fatura, laboratuar ücreti, malzeme vb.) Faturalandırılmış olsun, her hizmeti ve ürünü sınıflandırmak için bir kodlama sistemi kurmak parayı takip etmek için şarttır. Örneğin, diş hekimi bir temizlik için faturalandırılabilir, ancak dişhekimi hijyenist yerine prosedürü uygularsa uygulanan ücret aynı değildir, bu nedenle faturalandırma amacıyla iki kod kullanılır. Bir kod altın bir taç anlamına gelebilir, bir diğeri daha ucuz porselen kapağa işaret eder. Kodlar çifte görev yapar ve maliyetleri ve kategorileri izlemenizi sağlar, böylece zamanın ve kaynakların nasıl harcandığını daima bilirsiniz.
Faturalar Verildi
Faturalandırma sisteminizi kurmak için birkaç yönteminiz var. Bazı işletme sahipleri, her müşteriye her ay aynı günde fatura keser. Bu işi yapmak için bir bilgisayar kullanmıyorsanız, aşağıdaki takım elbise mantıklıdır. Alternatif olarak, elektronik faturalandırma sisteminiz müşterileri “hizmet tarihine” göre sıralamanıza izin verebilir. Örneğin, 10 Temmuz’daki bir hizmet, standart 30 günlük faturalandırma döngülerini kullanarak 10 Ağustos’ta otomatik olarak bir bildirim oluşturacaktır. Nakit akışınız, gerçekleştirilen bir hizmetin günleri içinde ifadeler göndererek daha iyi hizmet verebilir. Müşterileri faturalandırmak için hem salyangoz postalarını hem de elektronik faturaları kullanabilirsiniz.
Faturalar Tarandı
Son tarihler gelip geçtikten sonra hesapları işaretlemek, her şirketin fatura sisteminin önemli bir parçasıdır. “Geciken” ücretlerin eklenmesiyle koordine edilen ödeme hatırlatıcıları, bilgisayar tabanlı bir faturalandırma sisteminin korunmasında bir başka avantajdır. Alternatif olarak, muhasebe personelinizin üyeleri vade tarihlerini geçtikten sonra faturalarını ödemelerini hatırlatan telefon görüşmelerini isteyen vade tarihlerinin listesini içeren bir "sıcak dosya" sistemi kullanabilir.
Tahsilat Hizmetleri, Denetimler ve Aracı Kurumlar
Ödeme dışı sorunları denetlemek için dışarıdan bir ajans kullanmak yerine, kendi toplama hizmetlerinizi kullanmayı tercih edebilirsiniz. Periyodik, kendi kendini denetleyen uygulamalar birçok faturalandırma sistemi düzensizliğini yakalar. Ayrıca, müşteri kredi kontrollerinden faturalandırma işlemlerine kadar faturalandırma sisteminizin her yönüyle ilgilenmek üzere kurulmuş bir takas odasıyla da bağ kurabilirsiniz. Bu hizmetler ucuz değildir, ancak faturalandırmayı kesmeyi tercih ederseniz, takas masrafına değebilir.
