Takım brifingleri, bilgileri bir kuruluş içindeki çeşitli bölümlere ve gruplara yaymak için kullanılan verimli toplantılardır. Bir bilgilendirme oturumu düzenlemek, olabildiğince organize olmanızı ve belirlediğiniz bir gündeme sahip olmanızı gerektirir, çünkü en önemli bilgiler zaman kaybetmeden verilmelidir. Uymayan diğer bilgiler başka bir toplantı için kaydedilebilir. Bilgilendirme oturumları ayrıca, eğer doğru yapılandırılmışsa üyelerin fikir ve güncellemeler sunmalarına da izin verir.
Her konunun görüşüleceği belirli bir süreye sahip bir gündem taslağı hazırlamak. Bir gündem, herkesin görevde kalmasına yardımcı olur ve brifingde ne olacağını önceden bilmelerini sağlar. Yalnızca gündeminizdeki önemli ve ilgili bilgileri listeleyin. Grup tartışması için gündem sonunda zaman bırakın.
Toplantıda görüşülmek üzere materyallerini hazırlayabilmeleri için önceden e-posta, faks veya telefon aracılığıyla katılımcılarla iletişim kurun. Çeşitli üyelerin brifinglerin farklı bölümlerine katkıda bulunmasına izin verebilirsiniz. Hazırlanmaları için onlara bolca zaman verin ve onlara bir zaman dilimi verin, böylece sağladıkları bilgiler özlü ve gündeminizin ayrılan kısmına uyuyor.
Toplantınıza, kuruluşun veya bölümün kaydettiği ilerlemeler gibi iyi haberlerle başlayın. Uygulanacak gelecekteki politika ve prosedürleri tartışın. Sunacağınız gelecek planlara entegre olacak bireyleri seçin ve bir sonraki brifingten önce karşılanması gereken ulaşılabilir hedefleri de listeleyin.
Tartışılabilecek açık sorular veya endişeler için ek dakikalar verin. Başlangıçta gündeminizi hazırlarken bu konuları öngörmemiş olabilirsiniz. Ek süre ayrıca, üyelerin bir sonraki brifing oturumunda belirli bir göreve ulaşmalarını engelleyebilecek kusur veya sorunları size bildirmelerini sağlar.
