Kısa. Bunun hakkında düşünürseniz, dilbilimciler, büyük tezler yapma konusunda vakti veya zamanı olmayan yöneticiler için “bilmesi gereken” bilgileri özetleyen işletme belgelerini tanımlamak için daha iyi bir terim seçemezlerdi. Bir brifing raporu hazırlamanız istenirse, patronlarınızın bulmasını beklediği önemli verileri tahmin ederken “özlü” ve “özlü” kelimelerini aklınızda bulundurun. İki aşamalı bir yaklaşım benimseyin: raporlardan veri alırken bir yazar gibi düşünün, ardından kritik verileri bozulmadan bırakırken amacı her kelimeyi etkilemek için tartmak olan bir editör olun.
Bilgilendirme raporunun amacını anlayın: yöneticiler “analizin kendisi değil bir analiz ürünü” ararlar, bu nedenle yönetici özetinizi kaynak raporda bulunan bilgilerden hazırlarken aklınızda bulundurun.
Sorunu / durumu belirterek kısaca başlayın, ilişkinin önemini açıklayın ve ardından ana raporda yer alan kanıtları ve sonuçları kesin ve doğru bir dilde tekrarlayın. Kısa konuşmayı yapılandırmak için gazetecinin ters piramidini benimseyin. Ekstrapolasyonu yapın ve ardından en önemli verileri başlangıçta yazmayı taahhüt edin. Kısa bir beden oluşturmak için azalan düzende daha az önemli bilgiler ekleyin.
Kısaca incelemek için sansasyonalizm, üstünlük ve kabartmadan yoksun basit İngilizce kullanın. Tezinizi desteklerken veya çürütürken farklı bakış açıları içeren tarifeleri dahil edin ve hedef kitlenizin isimlendirmesindeki her şeyi düzenleyin. Özeti içeren özeti, orijinal raporda belirtilen önemli hususları açıklamak için ek veya gereksiz belgeler gerektirmeyen bir özet oluşturmaya çalışın.
Yöneticilerin brifing raporu boyunca zahmetsizce hareket etmesine yardımcı olmak için başlıklar, alt başlıklar ve madde işaretleri kullanın. Uzun paragrafları tekrar ziyaret edin ve raporun hızını artırmak için onları kesin. Özel ölçümler veya sayılar verin, böylece hayal gücüne hiçbir şey kalmayacak. Doğruluk için her noktayı doğrulayın. Özellikle, verilerde tutarsızlıklar varsa, bunların neden olduğunu açıklayın.
Bilgilendirme raporunuzu, sorgulanan verileri ve bu tür raporları sorgulama şeklini formüle etme riskini göze almanızı önleme olasılığından emin olmak için tarafsızlık testine gönderin.Verileri çizdiğiniz ana raporda doğrudan bir sonuç çıkmamışsa, dikkatli olun. Aksine, eleştirel bilgileri dışarıda bıraktığınız için siz, yazar hakkında hiçbir yanlış anlama olmadığını belirtin.
İpuçları
-
Bilgilendirme raporunuzu bir yönetici özeti, 10 sayfaya kadar yayın yapabilen daha uzun bir belge ve bir yönetici özeti içinde yer almayan bir eylem çağrısı içeren farklılaştırdığınızdan emin olun.
