Genel olarak kamu sektöründe kullanılan brifing raporları, belirli bir konunun özetini ve bununla birlikte yapılması önerilen eylem sürecini içeren kısa belgelerdir. Bir iş ortamında, örneğin bir sonraki yönetim kurulu toplantısında görüşülecek bir konu hakkında CEO’ya bilgi vermek için bir yönetici asistanı tarafından bir bilgilendirme belgesi kullanılabilir. Bu durumda, CEO konunun arka planını ve içeriğini ve sonraki adımlarını bilmek isteyebilir, böylece özellikleri yönetim kurulu üyeleri ile tartışabilir. İşletmenizdeki biri için bir brifing kağıdı yazmak istiyorsanız, kesin ve özlü olduğundan emin olun.
Brifing Kağıdının Formatı
Adından da anlaşılacağı gibi, brifing kağıtları kısa olması gerekiyordu. Genel olarak, kağıdınızı iki sayfanın altında tutmanız gerekir; böylece okunması ve absorbe edilmesi kolaydır. Bilgilendirme bülteninin amacı, alıcıyı karmaşık bir sorun hakkında bilgilendirmek, içeriği en üst düzeyde sağlamak ve daha sonra yapılacaklar için öneriler içermektir. Bu, gerekli kararları almak veya ilgili işleri tamamlamak için olayların farkında olmasına yardımcı olur. Bilgilendirme yazıları açık ve net bir dille yazılmıştır ve sıklıkla yoğun paragraflar yerine madde işaretleri içerdiğinden taraması kolaydır.
Brifing Belgesinin Başlangıcı
Bilgilendirme belgesini kimin için yazdığın adını, şu anki tarihi ve brifing notunun başını üstüne ekle. Birçok brifing notu, notun nedenini tanımlamak için kullanılan bir “Amaç” bölümü ile başlar. Bu, okuyucunun bu bilgilerin neden onlar için önemli olduğu konusunda uyarılmasına yardımcı olacaktır.
Bu belgenin amacı, 3 Eylül’deki Saint Louis büromuzdaki polis olayıyla ilgili ayrıntıları Başkan’a bildirmektir. Olay ulusal bir haber haline geldiğinden, başkan medya mensuplarından sorular alabilir.
Alternatif olarak, bazı brifing notları, çözülmesi gereken eldeki sorunları dahil edebileceğiniz bir “Sorunlar” bölümü ile başlar.
Brifing Kağıdının Ana Gövde
Bilgilendirme makalesinin gövdesi, konunun içeriğini veya arka planını ve okuyucunun bilmesi gereken tüm bilgileri not edebileceğiniz “Önemli Hususlar” ile ilgili bir bölüm içermelidir.
Göz önünde bulundurulması gerekenler: Fail, bu şirketin bir çalışanı değildir ve asla olmamıştır. Tesisimizdeki hiç kimsenin yardımı olmadan, tek başına hareket etti. Çalışanlar güvenli kapılar açarken, baskı altında ve güvenlik prosedürlerine göre yaptılar. Üç çalışan, failin bastırılmasına yardımcı olmak için gösterdikleri cesaret nedeniyle Saint Louis polis departmanı tarafından dekore edilecek.
Ardından, önerilen eylem planını “Sonraki Adımlar” bölümünde ana hatlarıyla belirtin. Burada, mevcut çözümlere dayanarak olası sonuçları ve senaryoları dahil edebilirsiniz.
Yanıt Vermede Yardım
Bazı brifing raporlarında ayrıca “Konuşma Notları” da bulunmaktadır. Bu, okuyucunun konu ile ilgili bir konuşma veya toplantı düzenliyorsa ele alması gereken belirli noktaları içerebilir. Okumakları gereken bir konuşma yazmak yerine, kullanmaları gereken konulara kısa mermi noktaları eklemek daha iyidir. Bu, konuyu kendi sözcükleriyle açıklamalarına yardımcı olacaktır.
Bilgilendirme kağıdınızın sonunda, okuyucunun herhangi bir sorusu olursa kolayca ulaşabileceği şekilde iletişim bilgilerinizi ekleyin.
