Hedef kitlenizi tanımak, şirketinizi veya kuruluşunuzu tanıtmak için bir mektup yazmanın anahtarıdır. Amacınız, okuyucunuza kuruluşunuzun amacını ve yapısını ileten etkili bir iş iletişimi yazmadaki diğer önemli bir gerçektir. Giriş mektubunun amacı, şirketinizin topluluk haritasına geldiğini ilan etmekten bağışçı ve gönüllülerin maddi ve ayni yardımını isteyen bir hayır kurumuna kadar uzanır.
Şirketinizin en üst düzey yöneticisini, ayrıca pazarlama kavramlarına aşina birisini veya bir tanıtım mektubu oluşturmak için organizasyonu pazarlamakla sorumlu bir personeli bulun. Şirketinizin yöneticisi veya kurucusu, şirketin amacı ve neden kurulduğu ve pazarlama gurubunuzun şirketin müşteri tabanına nasıl itiraz edebileceğine ışık tutabilir.
Giriş mektubunuz için en iyi formatta oy verin. Kuruluşunuz, geleneksel iletişimi tercih eden bir müşteri tabanının yanı sıra güçlü bir sosyal medya ağına sahipse, tanıtım mektubunuzun iki versiyonunu hazırlayın. Viral giden ve diğeri basılı kopyaların yayılması için daha uygun olan bir ileti oluşturun.
İlk paragrafınızı, izleyiciler göz önünde bulundurularak oluşturun. “Her yıl ABC Vakfı, yerinden edilmiş binlerce kadının hayatlarını yeniden yapılandırmasına yardımcı oluyor” gibi bir açılışla hayırseverlere hitap ediyor. Bununla birlikte, gelecekteki işletme sahipleri girişimci çekiciliği, örgütün mütevazi başlangıçlarını açıklayan bir girişten, “XYZ Şirketi, ortalama bir Amerikan ev bilgisayarını alabilmesinden 20 yıl önce hobi olarak Steve Wilson'un garajında başladı” şeklinde bir açıklamadan memnun kalacak. Kuruluşunuzun kökenini veya kuruluşunu tanımlamak için ilk paragrafınızın geri kalanını kullanın.
Şirketinizin veya kuruluşunuzun ne yaptığını açıklamak için tanıtım mektubunuzun ikinci fıkrasını hazırlayın - işsiz veya işsiz işçi yetiştiriyorsanız, verdiğiniz iş eğitimi türlerini tanımlayın. Aynı şekilde, ürünleri küresel pazarlara satıyorsanız, mallarını dünya çapındaki müşterilere dağıtarak şirketinizin etkilediği birçok ülkeyi tanımlayın.
Kuruluşunuzun yapısının resmini üçüncü paragrafınızda oluşturun. Kurumsal bir şemaya atıfta bulunmaktan kaçının; tanıtım mektubunuzun ekleri olmamalıdır. Yönetici liderlik ekibini ve ekibin her bir üyesinin şirket stratejisinin geliştirilmesine nasıl katıldığını açıklayın. Okuyucularınıza şirketinizin departman fonksiyonları ve departmanların nasıl etkileşim kurduğunu anlatın. İnsan sermayenizi onaylayın; Çalışanlarınızın nitelik ve uzmanlıklarının ve kuruluşun başarısına nasıl katkıda bulunduklarını açıklayın. "XYZ Corporation çalışanları bilgisayar ağları ve yazılım geliştirme konularında 75 yıllık uzmanlığa sahiptir" çalışanlarınızın profesyonel uzmanlığını kabul etmeye bir örnektir.
Girişinizin amacını yeniden düzenleyerek mektubunuzu dördüncü bir paragrafa sarın. İş dünyasında yeniyseniz, müşterileri ve hatta diğer işletmeleri mağazanızın önünde durmaya veya web sitenizi ziyaret etmeye davet edin. Bağış isteyen bir tanıtım mektubu için kuruluşunuzun amacını, geçmiş başarılarını yineleyin ve bağış isteyin. Okuyucularınızı, şirketiniz ve kuruluşunuz hakkında daha fazla bilgi edinmeye teşvik edin.
Şirketinizin en üst düzey yöneticisi veya organizasyon lideri için bir imza satırı hazırlayın. Mümkün olması halinde, mektubun kopyalarını bireysel ve orijinal imzalar için hazırlayın - işletme iletişimine sıcak, kişisel bir dokunuş eklerler.
