Devir teslim raporları, giden bir çalışan tarafından geçmiş işlerin yeni bir işe alındığını bildirmek ve çalışanların sorunsuz bir şekilde geçişini sağlamak için ne olması gerektiğini bildirmek için kullanılan temel bir araçtır. Bu tür raporlar çeşitli şekillerde kullanılabilir. Basit bir vardiya değişimi veya kalıcı bir yedek çalışan için bilgi içerebilir. Raporda, sizin için devralan kişinin, konumunuzu bıraktıktan sonra gereksiz ve öngörülemeyen herhangi bir sorun çıkmadığından emin olmak için bilmesi gereken tüm bilgileri içermesi gerekir.
Çalışan Devir Raporu Hazırlama
Devir teslim notunuzu oluşturmaya başlamadan önce, gelen çalışanın bilmesi gereken tüm bilgilerin bir listesini yapın. Günlük olarak ne yaptığınızı ve haftalık, aylık veya yıllık yaptığınız şeyleri göz önünde bulundurun. Önemli irtibatlar, protokol, komuta zinciri, şifreler, anahtarlar, önemli tarihler, eğitim programları ve diğer işe özel bilgiler gibi temel sorumluluklarınız ve görevleriniz dışındaki bilgileri de ekleyin.
Son Tarih ve Öncelikleri Düşünün
Listenizin tamamlandığını hissettiğinizde listeyi önceliklere, sıklığa, bilgi türüne ve sıralamaya göre ayırmaya başlayın. Mevcut projeleri, başladıkları tarihleri veya saatleri, nasıl ilerlemeleri gerektiğini ve beklenen tamamlanma tarihlerini veya saatlerini listeleyin. Gelen çalışanın devir tesliminden sonra hangi görevleri önceliklendirmeleri gerektiğini bilmesi gerekir.
Anahtar Amaçlarla Başlayın
Göreviniz için hedeflerinizin bir özetini yazarak başlayın - sizin ve şirketin - böylelikle değişiminiz nerede başlayacaklarını bilir. Aşağıdakiler raporun amacına bağlıdır. Örneğin, bir vardiya değişimi devir teslim raporu için, vardiyada neyin başladığı ile başlayacaksınız ve bir sonraki adımda tamamlanması gerekiyor. Ayrıca, tamamlanmış görevleri not edin, böylece gelen vardiya yaptığınız şeyi kopyalamaz. Yeni, kalıcı bir çalışan için, üzerinde çalışmakta olduğunuz kısa ve uzun vadeli projelerin bir listesini ve geçmişte tamamlamış olduğunuz dikkat çekici projelerin bir listesini yazın. Yeni kişinin bilmesi gereken tüm tarihleri ve tarihleri belirtin.
İpuçları ve Kaynaklar Ekleyin
Eldeki görevleri başarıyla tamamlamak için ipuçları eklemeniz de yararlı olacaktır. Örneğin, eldeki işle ilgili kişiler için iletişim bilgilerinin ana hatlarına ek olarak, değiştirme işleminiz için işe özgü belgelerin ve değiştireceğiniz öğelerin konumlarının ayrıntılı bir dizinini de oluşturabilirsiniz. Mümkünse, verimliliği ve iş performansını artırmanın yollarını ekleyin. Bu, yerine koymaya başladığınız şeyi, işlem akışında bir kesinti olmadan devam ettirmek için araçlar sağlayacak ve başarılı bir sonuç olasılığını artıracaktır.
Bir şablon kullanın
Bir çalışan devir teslim raporu verme işlemini basitleştirmek için, bir ofis bilgisayarı programı kullanarak raporunuzu oluşturun. Mevcut bir devir teslim rapor şablonu kullanın veya işe özgü öğelere göre kendi raporunuzu oluşturun - bir arama motoruna "devir teslim rapor şablonu" yazarak pek çok örnek vermelisiniz. Ayrıca, ilgili tüm bilgilerin yeni çalışan için mevcut olduğundan emin olmak için pozisyonunuzdan çıkmadan önce devir teslim raporunu tekrar okumayı unutmayın.
