İletişim Proje Planı Nasıl Yazılır?

Şirketiniz veya kuruluşunuz iletişim kurmak için önemli bilgilere sahipse ve normal kanallarınız yetersiz olduğunda, içeriğe ve koşullara göre uyarlanmış bir taktik iletişim projesi planlayın. Özel planlardan yararlanan duyurular tipik olarak yönetici liderliğindeki bir değişiklik, işe alma planları ve işten çıkarmalar, çalışanlara sağlanan faydalardaki değişiklikler ve şirket tesislerinin yeniden yerleştirilmesi gibi rutin olmayan önemli olaylardır. Genellikle dış ve iç izleyicileri içerir. Bir taktik iletişim projesi planı yapmak, kilit soruları değerlendirmenize yardımcı olur: kimin neyi, kimden, neyle, ne zaman, neyin sonuna doğru duyması gerekir? Bir plan aynı zamanda görevleri, sorumlulukları ve zaman çizelgelerini tanımlar - proje yönetimi işlerini yumuşatır.

Plan yapmadan önce netleştirin ve onaylayın. Projenin "sahibini" tanımlayın - genellikle onu atanan kişiyi --- planınızı önerecek ve onaylayacak. Bu proje sahibi ile: - Duyuru içeriğinin özünü, istenen zamanlama ve gizlilik şartlarını onaylayın. Yasal veya üyelik raporlama gereklilikleri gibi olağandışı hassasiyetlerin veya koşulların olup olmadığını onaylayın. - Projenin halkla ilişkiler ve iletişim stratejileri üzerine genel olarak nasıl taktik uyduğunu onaylayın. - İhtiyacınız olan daha ayrıntılı bilgi ve girdi için kaynaklara, örneğin şirketinizin insan kaynakları müdürüne veya yönetici arama komitesi başkanına karar verin. - Projeniz için onay ve raporlama gereksinimlerini belirtin. Projeyi gayrı resmi bir şekilde yönetip yönetmeyeceğinizi veya bir proje ekibini yapılandıracağınızı kabul edin. - Plandan akan iş ürünleri için onay gerekliliklerini belirtin, örneğin yasal, insan kaynakları ve finans tasarıları veya belirli yöneticiler tarafından gözden geçirin. - Bütçe beklentileri ve dış kurumların kullanımı gibi ihtiyaç duyulan kaynaklar için parametreler belirleyin.

Amaç ve hedefleri kristalize edin. Amaç, yapmak istediğiniz şeydir, genellikle "Kime …" ile başlar. Hedefler tipik olarak eylem fiilleri ile başlar. Bunlar ne zaman yapmak istediğiniz, süreçler veya istenen sonuçlar olarak ifade edilenler. Bu bağlamda, ilanınızı belirli bir tarihte yapmanızın amacı bir amaçtır. Amaç, “şirketin imajını ve değerlerini doğrulayacak şekilde (konu) ile ilgili zamanında ve olgusal bilgiler için paydaşların ihtiyaç ve tercihlerini karşılamak” olabilir. Bu amacı, halkla ilişkiler ve iletişim stratejisini genelleştirmeyle ilişkilendirin.

Profil paydaşları ve izleyiciler. Stratejik planlama büyük olasılıkla geniş vuruşlarda iletişim hedeflerini belirlemiştir. Taktik projen için odağı netleştir. Paydaşlar, vermek istediğiniz belirli bilgilerden etkilenecek gruplar ve bireylerdir ve dolayısıyla kilit izleyicilerdir. Listede algıları oluşturmak, değiştirmek veya onaylamak istediğiniz diğer kitleleri ekleyin. Analizinizi özetlemek için aşağıdaki sütun başlıklarıyla birlikte bir tablo veya elektronik tablo kullanın: --Audience Segment. Her birine bir ad verin ve gerekirse bu bileşenlerin içeriklerini not edin. İletişim ihtiyaçları grup içinde farklıysa bir grubu alt segmentlere ayırın. Örnek: tüm çalışanlar, etkilenen bölümdeki çalışanlar, şefler. “Kim bu konuda bilmek isteyecek veya beğenecek --- ve neden?” Diye sor. Örneğin, kilit müşterileri, hissedar sahiplerini, genel kamuoyunu, endüstrinizdeki meslektaşları, siyasi kuruluşları ve önemli tedarikçileri düşünün. Haber medyası kuruluşlarının hedef kitle mi hedefleneceğini yoksa genel halk ve iş dünyası gibi bölümlere ulaşmak için kanal olarak mı kullanılacağını seçin. --Need / Mesaj. Farkındalık ve anlayış tüm izleyiciler için amaç olsa da, bazılarının özel ihtiyaçları olabilir. Çalışanlar, bir ofis kapanmasından nasıl etkileneceklerini bilmek isteyebilir, örneğin istifa eden bir yönetici liderin başarılı olacağı süreci dernek üyeleri. Yönetim Kurulu üyeleri, yöneticiler, denetçiler ve hesap yöneticileri, yalnızca habere ihtiyaç duymayanlar arasında, özellikle de bir rol oynamak istiyorlarsa, iletişim kurma planınız arasındadır. Her bölüm için anahtar mesajları tanımlayın. -Key Communicator. Her bir segment kimlerden haberinizi almak ister? Sözcüğü, örneğin bir bültende yer alacak olan her gruba iletişimin "yüzü" olacak şekilde tanımlayın veya çalışanlarla bir konferans düzenleyin. Her ne kadar iş dünyası üst düzey yöneticiden haber almayı beklese de, çalışanlar yöneticileri ve kilit müşterileri tarafından hesap yöneticileri tarafından bilgilendirilmeyi tercih edebilirler.

Basamaklı diziyi ve kanalları planlayın. İlk önce şirketinizin planladığı büyük değişikliklerden oluşan bir gazeteden bir şeyler öğrenerek şaşırdıysanız, "sürpriz yok" ilkesini ve hiçbir sürpriz oluşmamasını sağlamak için kademeli bilgilerin önemini anlıyorsunuz. Geçici bir çalışma masasında veya elektronik tabloda, hedef segmentlerinizi bilgilerinizin en çok bilinmesi gereken tarih ve saatten (genellikle genel bir haber bülteninin zamanı geldiği tarih ve saat) haberdar edildikleri sırayla listeleyin. Her ne kadar bazı dağılımlar eşzamanlı olabilse de, bazı segmentlerin önceden haberleşmeye bildirilmesi gerekip gerekmediğini düşünün. Örneğin, denetçilerin çalışan sorularına hazırlanmak için zamana ihtiyacı olabilir ve yönetim kurulu üyeleri yaklaşmakta olan gazete makalelerini önceden bildirebilirler. Her bölümün yanındaki sütunda, iletişimin yapılacağı kanalları belirtin. Kanallar, genellikle olayları ve yazılı içeriği içeren bilgi dağıtım yöntemleridir. Örnekler: - Yönetici ekip, yönetim kurulu üyeleri, kilit bölüm başkanları ve denetçiler için --- e-postayla önceden bildirimler. - Çalışanlar için --- önceden e-posta bildirimi, departman toplantıları, video konferans, web sitesi içeriği. - Anahtar bileşenler için --- faks ve e-posta yoluyla önceden bildirim, canlı sunum. - Genel halk için --- genel basın açıklaması, basın toplantısı, web sitesi içeriği dağıtımı.

İhtiyaç duyulan teminatları belirleyin. Teminatlar, iletişim proje planınızın uygulanmasında kullanılan malzemelerdir - fotoğraflar ve kayıtlar gibi belgeler ve görsel-işitsel belgeler. Bunları şöyle sınıflandırın: - Birden fazla segmentle kullanım için temel teminatlar. Örnekler: haber bülteni, bilgilendirme belgesi, Soru-Cevap, fotoğraflar, web sitesi içeriği. - Teminat teminatları, onların ihtiyaçlarına ve tercihlerine hitap eden belirli kitlelere giden ve tercih ettikleri sözcünün "sesinde" olan iletişimler. Genellikle bunlar, yukarıdaki haberleşme teminatlarının kopyalarını ekleyen bölümün Anahtar İletişim Cihazı'ndan gelen notlardır, özellikle de haber bültenleri. “Bu öğlen öğleden sonra şirketimizin daha sonra duyurulacağını bildirmek istedim…” Bu teminatlar ayrıca konuşma noktaları, içerik hatları veya yürütme ekibi üyeleri ve süpervizörler gibi Anahtar İletişimciler için AV'ler içerebilir. - Verimlilik teminatı, sizden diğerlerine notlar, projede yer alması beklenen, iletişim planından ve onların beklenen rollerinden bahseden. Vakıf ve bölüm teminatlarının ilgili kopyalarını ekleyin. Bir tabloda veya elektronik tabloda, her bir teminat için aşağıdakileri tanımlayın: Ad, Anahtar İletişimci, Atanan, Son Taslak Tarihi, Gerekli Onay (lar), Son Teslim Tarihi.

Gerekli desteği onaylayın. Projenizin başlatılmasının hangi desteği gerektireceğini belirleyin ve uygunluğunu onaylayın. Herhangi bir destek bulunmuyorsa, aşağıdaki gibi Destek alacağınızı, Destek Öğesini, Kaynağı ve Maliyeti tanımlayarak nasıl destek alacağınızı ayrıntılandırmak için bir tablo veya elektronik tablo kullanın: - Teminatların hazırlanması - Hedef segmentleriniz için iletişim bilgilerinin bulunduğu dağıtım listelerinin derlenmesi - Grup e-postaları gibi toplu iletimler için kapasite ve sorumluluk - Grup toplantıları, haber konferansları ve diğer ilgili etkinlikler için düzenlemeler.

Detay proje sunumu. İletişim dağıtımınız için planladığınız her etkinlik için sıralı olarak listelemek ve zamanlamayı belirlemek için bir tablo veya elektronik tablo kullanın. Kimin ne zaman ne yapacağını ve ayrıca her birinin kullanacağı teminatları belirleyin. Bu sütun başlıklarını göz önünde bulundurun: Sayı, Tarih ve Saat, Etkinlik, Kullanılacak Teminatlar, Sorumlu Kişi (ler) ve Durum veya Notlar. Yürütme ekibi üyeleri, amirler ve destek personeli gibi, içinde yer alan diğerlerine sağladığınız danışmanlık teminatlarına Proje Tanıtım Detayını dahil etmeyi planlayın.

Proje takibini planlayın. Aşağıdaki gibi detayları takip etmek için bir tablo ya da elektronik tablo kullanın: - Çalışanlar ve haber medyası gibi paydaşların yayın sonrası soruları - Proje yürütme başarısı ve izleyici yanıtının öznel değerlendirmeleri de dahil olmak üzere büyük olasılıkla proje değerlendirmesi

Bütçe planı. Kuruluşunuzun finansal politikalarına uygun beklenen maliyetleri belirleyin. Genel iletişim desteği için yalnızca mevcut bütçeye dahil edilmemiş olanları tanımlamanız gerekebilir.

Proje planınızı onaylattırın. Yürütmeye başlamadan önce çalışma sahibini onay için onaylayın ve iyileştirme önerileri isteyin. Teklif belgenizi kısa bir yönetici özeti ile gönderin. Bu taslağı takip edin ve tablolarınızı / e-tablolarınızı ayrıntılı bir anlatım yerine ekleyin: --Önemli Özet - Proje Amaç ve Hedefleri - Paydaşlar ve Kitleler (tablo veya elektronik tablo) - İletişim Roll-Out Ayrıntısı (tablo veya elektronik tablo) - Taraflar (tablo veya elektronik tablo) - İzleme Planları - İhtiyaç duyulan Destek - Hedef

İpuçları

Gizlilik izin verirse, bilgi ihtiyaçlarını ve ilgi alanlarını daha iyi anlamak için paydaş ve izleyici üyelerine veya onlarla çalışanlara danışın. Her zamanki iletişim kanallarınızın yanı sıra, rutin olmayan haberlerin "uzmanlığını" belirtmek için özel etkinlikler planlayın.