Bir projenin iyi bir iletişim planı yoksa, başarısızlığa mahkumdur. Bir proje yöneticisinin temel sorumluluğu, etkili ve verimli bir iletişim planı geliştirmek ve organize etmektir. Bu, proje ekibini motive edecek ve projenin zamanında yapılmasına izin verecektir. İyi bir iletişim planı, herkesin fikir ve girdi sağlama konusunda rahat hissettiği açık ve şeffaf bir atmosfere sahip olmalıdır. Bir diktatör gibi davranan bir proje yöneticisi kendi kendini mağlup edecektir.
Giriş
Bir iletişim stratejisi geliştirmek: (1) Projeyi geliştirmek ve tanımlamak. Proje yöneticisi olarak, birincil bilgi kaynağısınız. Göreviniz proje ekibini yönlendirmek ve motive etmek için etkili iletişim kurmak. (2) Fikir alışverişine izin veren bir forum oluşturun. Ekipteki herkesin katkılarının değerli olduğunu bilmelerini sağlayın. İletişim bir diyalogdur, monolog değildir. İletişim planı, katılan herkesten etkileşimi ve girdiyi teşvik etmeli ve sağlamalıdır. (3) İletişim hedeflerini netleştirin. İyi iletişim hedefleri, projenin etkili ve zamanında tamamlanmasını sağlamalıdır. Bu, sürprizleri önlemeye, çoğaltmayı önlemeye ve ihmalleri ortaya çıkarmaya yardımcı olacaktır.
Temsilci sorumlulukları. Proje ekibinin bireysel üyeleri, kendi sorumluluklarının ne olduğunu ve kime karşı sorumlu olduklarını bilmelidir. Herkes iletişim hedeflerini bilmeli.
İletişimi güncel tutmak ve herkesi bilgilendirmek için farklı medya ve yöntemleri kullanın. Bu, e-posta güncellemelerini, proje notlarını, yüz yüze görüşmeleri ve düzenli raporları içerir.
Raporlar ve incelemeler için bir zaman çizelgesi belirleyin. Günlük bilgi alışverişine ek olarak, toplantı tarihleri ve raporlar için son tarihler planlayın. Bu ekibi motive eder ve yapılandırır. Ayrıca, görevleri önceliklendirmeye yardımcı olur.
Etkili çalıştığından emin olmak için iletişim planını gözden geçirin. Takımdan girdi isteyin. Gerekli bilgi zamanında iletiliyor mu. Olmazsa, daha iyi hale getirmek için ne gibi iyileştirmeler yapılabilir?
