Bir işletmenin ne kadar iyi olduğunu belirlemenin en güvenilir yollarından biri bir ziyaret raporu kullanmaktır. Dış operasyonlarınız olması gerektiği gibi mi çalışıyor? Okul öncesi veya bakım kurumunuz yasalara uygun ve lisans almaya hazır mı? Kapsamlı bir ziyaret raporu yazarak, çok çeşitli iş hedeflerine ulaşılıp ulaşılmadığını belirleyebilirsiniz. Bazen gezi raporları olarak adlandırılan ziyaret raporları, işletme standartlarınızın planladığınız şekilde yerine getirilip gerçekleştirilmediğini öğrenmenin harika bir yoludur.
Raporu Biçimlendir
Ziyaret raporları işletme belgeleridir. Kuruluş ya da sanayiye bağlı olarak, rapor bir mutabakat formatını ya da bir iş şablonunu izleyebilir. Genel olarak, ziyaret raporu bir grup iç liderlik üyesine gidiyorsa, bir not biçimi seçin. Ziyaret raporu dış kaynaklara sağlanacaksa daha resmi bir iş raporu şablonu seçin. Times New Roman veya Arial gibi profesyonel yazı tiplerini içeren standart işletme formatını kullanın. 1 inçlik kenar boşluklarını koruyun.
Hedefleri belirtin
Ziyaretin nedenini açıklayın. Hedefler, ziyaretin sıklığını ve birincil ölçümleri veya inceleme alanlarını içerir. Örneğin, ziyaret, yeni politikaların veya üretim ölçütlerinin uygulanmasını gözden geçirmek için bir yıl boyunca gerçekleştirilen dört seriden ilki olabilir. Önceki ziyaretler, tavsiyeler veya eylem planları dahil olmak üzere ziyarette aradığınızı açıkça belirtin.
Örnek:
Bu rapor Plainview School'un okul sonrası bakım için tüm lisans gereksinimlerini karşılayıp karşılamadığını belirlemek içindir.
Geribildirim ve Önemli Görüşleri Tartışın
Ziyaret sırasında görüşme yapılan kilit kişilerin kimliklerini not edin. Ziyaretler, lokasyondaki yöneticiler veya operasyon müdürleri gibi kilit lider personel ile toplantıları içerebilir. Operasyon süreçlerine daha aşina olan daha düşük seviyeli personel ile tanışmak da yaygın bir uygulamadır.
Örnek:
Görüştüğü kişiler arasında Sarah Winters, okul müdürü, okul hemşiresi Emily Thorn, Rick Marden, ilkokul öğretmeni ve beslenme uzmanı ve diyetisyen Carol Hathaway yer aldı.
Liderlik ve personel tarafından sağlanan temel geri bildirimleri tartışın. Görüşülen kişilere teklif vermek şart değil, bunun yerine kilit görüşlere ve ortak ilgi alanlarına bakmak gerekir. Kullanılan standartlaştırılmış anketleri veya ziyaret sırasında sorulan belirli bir dizi soruyu dahil edin.
Önemli Görüşleri ve Gözlemleri Listele
Gözlemler, kişisel olarak görülen ve görüşmelere dayanarak aktarılmayan şeylere dayanmaktadır. Örneğin, ziyaretçiler görsel olarak operasyonun meşgul edilmeyen çok fazla işçiye sahip olduğunu düşünüyor olabilir. Temizlikten genel kuruma kadar her şey gözlemlere tabidir. Bu öngörüleri ziyaret raporuna dahil edin.
Örnek:
Gün ortası ziyareti sırasında öğle yemeği sebze ve meyve seçimi içeriyordu, ancak özel diyet ihtiyacı olanlara alternatif yoktu.
Sonuçların Özeti
Kuruluşun sağlanan geri bildirime ve gözlemlere dayanarak hedefleri karşılayıp karşılamadığını belirleyin. Sonuçları desteklemek için mümkünse ayrıntıları ve ölçülebilir bilgileri kullanın. Örneğin, yeni bir fabrikaya yapılan ziyaretin amacı, ilk çeyrekte yüzde 60 personel olup olmadığını belirlemekse, fiili insan kaynakları rakamlarını ciro, mevcut işe alma çabaları ve eksikliklerin bulunduğu departmanlarla sağlayın.
Gelecek Eylem Planları Sağlayın
Varsa gelecekteki ziyaretlerin ne zaman yapılacağını ve bunların önceden belirlenmiş olup olmadığını veya son ziyaretin sonucu olup olmadığını belirtin. Örneğin, bu üç aylık programa üçüncü yıllık ziyaret olabilir. İyileştirmeler için önerilerde bulunun. Bazı eylem planları tanımlanmışsa, bunları ayrıntılı olarak belirtin. Bu, bir sonraki ziyaret için bir başarı ölçümü sağlar.
