Fatura, müşterilerinize onlar için ne sağladığını, ne kadara mal olduğunu ve ne kadar ödemeleri gerektiğini söyleyen bir iletişim aracıdır. Faturalar, birkaç notasyona sahip el yazısı bir sayfa kadar basit olabilir veya çok yönlü, profesyonelce tasarlanmış bilgisayarlı belgeler olabilir. Net ve bilgilendirici faturalar, şirketinize müşterilerinizle güvenilirliğini sağlar. Ayrıca müşterilerinize ne zaman para göndermelerini beklediğinizi bildirerek, er ya da geç ödeme konusunda yardımcı olurlar.
Fatura Numaraları
Faturalar art arda sırayla yazılır ve fatura numarası, sırayla belirli bir faturayı bulmanıza veya yönlendirmenize yardımcı olur. Faturalarınız bilgisayarlı değilse, bunları verdiğiniz sırayla dosyalayın, böylece ihtiyaç duyduğunuz faturayı kolayca bulabilirsiniz. El ile doldurduğunuz fatura defterlerini satın alırsanız, önceden basılmış numaralarla birlikte gelirler ve faturalar birbirine bağlanır, böylece onları düzenli tutmak için fazladan bir iş yapmanız gerekmez. QuickBooks veya Square gibi bir yazılımı kullanarak bilgisayarlı faturalar oluşturuyorsanız, program işi sizin için yapar ve faturalarınızı sırayla düzenler.
Bir müşterinin ödeme konusunda bir sorusu varsa veya bir çek aldıysanız ve faturayı ödemeli olarak işaretlemek istiyorsanız, faturayı ödemeli olarak işaretlemek istiyorsanız, faturayı fatura numarasına göre arayın. İstediğiniz numara ile fatura dizinizi başlatabilirsiniz, böylece ilk faturanızı yazsanız bile, şirketinizin daha kararlı görünmesini sağlamak için daha yüksek bir sayı verebilirsiniz.
Faturada Neler Olmalı?
Fatura numarasının yanı sıra, bir fatura, ödeme alabilmeniz için gerekli bilgileri müşterinize iletmek için ihtiyacınız olan her şeyi içermelidir. Tutarın ödendiğine dair bir bildirim olmasının yanı sıra, bir fatura aynı zamanda ne aldıklarını ve ne miktarda olduğunu bilmek isteyen müşteriler için de yararlı bir referans aracıdır. Faturanıza ekleyin:
- Şirketinizin adı, adresi, telefon numarası ve e-posta adresi.
- Faturanın yazıldığı tarih veya ürünün teslim edildiği tarih. Bir tanışma sistemi veya diğerini kullanın, ancak tutarlı olun.
- Müşterinizin adı ve fatura adresi.
- Müşterinizin teslimat adresi.
- Sipariş edilen her bir maddenin miktarı, sipariş edilen her bir maddenin adı veya envanter numarası, sipariş edilen her bir birimin birim fiyatı ve her bir birimin toplam fiyatı, miktar birim fiyat ile çarpılarak hesaplanır.
- Faturadaki tüm kalemler için ödenecek toplam tutar.
- Varsa satış vergisi.
- Teslimatta nakit veya net 15 (ödeme için 15 gün) gibi ödeme koşulları.
Hızlı Ödeme için Faturaları Kullanma
Fatura oluştururken biraz düşünülmüş ve özenli olmanız, daha hızlı ve tutarlı bir şekilde ödeme almanıza yardımcı olabilir. Faturanızı ne kadar erken gönderirseniz, müşteriniz ne kadar erken ödeme yapacağınızı ve ne zaman ödeme yapmanız gerektiğini bilir. Her ne kadar teslimat ve ödeme arasındaki süre gibi ödeme koşulları genellikle önceden müzakere edilse de, bu şartları faturada açıkça ve görünür bir şekilde belirtmek yararlı bir hatırlatma görevi görebilir. Müşteriniz önceki faturaların ödemesinin gerisinde kalıyorsa, mevcut faturaya bağlı toplam tutar da dahil olmak üzere, müşteriye önceden ödenmiş bakiyeleri arama adımını kaydederek ödemeyi hızlandırabilir.
