Bir uygunluk denetimi, bir şirketin belirli sözleşmeye bağlı, düzenleyici veya önceden belirlenmiş gereklilikleri karşılayıp karşılamadığını belirlemek için işletme işlevlerinin gözden geçirilmesidir. Uyumluluk denetimleri bir şirketin çalışanlarını veya bölümlerini inceleyebilir. Daha büyük organizasyonlar, her bir departmanın standart çalışma prosedürlerine göre ne kadar iyi çalıştığını ölçen dahili incelemeler yapmak için uyumluluk denetimlerini kullanır. Sözleşmeye ve yönetmeliklere uygunluk denetimleri bir şirketin yazılı anlaşmaları ne kadar iyi takip ettiğini veya üçüncü taraf kurallarına uyduğunu gözden geçirir. Her uygunluk denetimi, birkaç evrensel prosedür izler.
Ilk görüşme
Uygunluk denetimleri, denetçiler şirket yönetimi ile bir araya geldiğinde başlar. Dış denetçiler genellikle uygunluk denetimleri yapmaktan sorumludur. Denetçiler, yönetim ile uygunluk denetiminin türünü ve özel olarak hangi iş fonksiyonlarının gözden geçirilmesi gerektiğini tartışacaklar. Denetimin kapsamı görüşülecek başka bir konudur. Denetçiler ve şirket yönetimi, bilgilerin örneklem büyüklüğünü veya incelenecek işlev sayısını belirler. Bu toplantıda uygunluk denetimi sırasında gözden geçirilecek uygun kılavuzlar, sözleşmeler veya evraklar da tartışılmaktadır.
Çalışan Değerlendirmesi
Denetçiler, bireysel uyum düzeyini belirlemek için her çalışanın performansını gözden geçirir. Çalışanlar, iş fonksiyonlarını şirket standartlarına ve sözleşmeye bağlı ya da yasal gerekliliklere uygun olarak tamamlamaktan sorumludur. Denetçiler ayrıca, çalışanları denetleyen operasyonel yöneticilerin mevcudiyetini de gözden geçirebilir. Gözetim eksikliği, çalışanların standart işletme prosedürleri veya sözleşmeden doğan yükümlülükleri ne olursa olsun ticari fonksiyonları yerine getirme konusunda serbest durduğunu gösterebilir. Denetçiler çalışan performansına, özellikle de sözleşmeye bağlı, düzenleyici veya şirket standartlarının ihlaliyle ilgili notlar alır.
Departman İnceleme
Bireysel departman incelemeleri uyumluluk denetimlerinde başka bir prosedürdür. Denetçiler genellikle her bir işletme departmanından operasyonel veya finansal evrakları inceler. Bu bilgi, denetçilere bölümün performansının nicel bir analizini sağlar. Bir departman denetimi, genellikle bilgi örneklem büyüklüğünün devreye girdiği yerdir. Denetçiler, yönetim toplantısında tartışılan özel bilgi örneğini inceler. Denetçiler bilgilerin uyumlu olmasını ve işletme standartlarına veya sözleşmeye bağlı anlaşmalara uygun olmasını sağlar. Departmanın ilk evrak örneğinde çok fazla ihlal varsa, denetçiler genellikle ikinci bir bilgi örneği alır. Ek ihlaller departmanın uyumsuz kalmasına neden olabilir.
Son rapor
Denetçiler uygunluk denetimini tamamladıktan sonra şirket yönetimi ile son bir toplantı yapacaklar. Denetçiler, denetim sonuçlarını ve hangi önemli ihlallerin bulunduğunu tartışacaklar. Şirket yönetimi bulguları tartışabilir veya çalışan veya departman performansı hakkında ek bilgi sağlayabilir. Denetçiler bu toplantı sonunda nihai bir rapor yayınlayacaklar. Raporda denetim sırasında ortaya çıkan ihlaller ve şirketin standartlar veya sözleşmelere ilişkin anlaşmaları ne kadar iyi koruduğu belirtilecektir. Dış kuruluşlar veya düzenleyici kurumlar denetçinin resmi raporunun bir kopyasını isteyebilir. Denetçi raporları, şirketin sözleşmeye bağlı anlaşmalara uyumu hakkında olumlu ya da olumsuz görüş verebilir.
