Evrak işleri, iş yapmanın bir parçasıdır ve yeni bir çalışanı işe alma süreci istisna değildir. Vergi stopaj formları ve doğrudan mevduat evrakları gibi yeni çalışanlar tarafından doldurulması gereken bazı belgeler vardır. Herhangi bir şirkete özel evrakla birlikte gerekli tüm formlar çalışan tarafından doldurulmalı ve ideal olarak çalışanın ilk gününde zamanında işlenmelidir.
Yeni Çalışan Evrakları
Yeni çalışanlar bir iş başvuru formu doldurmalı - eğer henüz yapmamışlarsa - tam adreslerini, iletişim numaralarını, acil durum iletişim bilgilerini, referansları ve önceki tüm çalışma deneyimlerini, arka plan kontrolü için onay ve uyuşturucu için rıza göstererek listelemelidir. test yapmak. Çoğu çalışan mülakat ve işe alım sürecinde başvuruyu tamamlar ve onay formlarını imzalar, ancak olmasa da, insan kaynakları çalışan personel dosyası için bu bilgilerin doldurulması ve işlenmesi gerekir.
Hükümet Formları
ABD hükümeti, her yeni çalışan için birkaç form doldurulmasını gerektirir. I-9 Formu, işe alınan her bireyin kimliğini ve yasal olarak Amerika Birleşik Devletleri'nde çalışmaya uygun olup olmadığını doğrular. Bu form çalışmanın ilk gününden sonra doldurulmalı ve imzalanmalı ve işveren tarafından çalışanın sosyal güvenlik kartının bir kopyası ile birlikte saklanmalıdır. W-4 Formu, bir çalışanın federal gelir vergisi amaçlı stopaj ödeneklerini detaylandırmaktadır. Çalışanların stopaj ödenekleri yıl içinde değişiyorsa, W-4 formunu doldurmaları gerekir.
Devlet Yeni Kiralama Formu
Tüm işverenlerin, her yeni işe alımın - işe alındığı tarihten sonraki 20 gün içinde - ABD Çocuk Destek İcra Dairesine rapor vermeleri zorunludur. Bu devlet kurumu, bir çalışanın nafaka ödemeleri yapıp yapmadığını belirler. Yeni işe alımlar, W-4 Formunun bir kopyası veya aynı bilgiyi listeleyen bir şirket formu kullanılarak bildirilebilir. Formlar elektronik olarak veya posta yoluyla, çalışanın çalıştığı eyaletteki Yeni İşler Devlet Rehberine gönderilebilir.
Doğrudan Para Yatırma Formu
Doğrudan bir mevduat formu doldurulmalı ve muhasebe departmanına çevrilmelidir. Bir çalışanın adının, adresinin ve banka hesap numaralarının listelenmesi ve maaşlarının doğrudan ödenmesini alabilmesi için boş bir çeki eklenmesi gerekir.
Çalışan El Kitaplarının / El Kitaplarının Alınması
Yeni çalışanlara, varsa şirket el kitabı ve güvenlik el kitabının bir kopyası verilmelidir. Her çalışan, aldığı ve bir el kitabında belirtilen kurallara uyacağını gösteren bir bildiri imzalamalı ve tarih atmalıdır. Bir şirket el kitabı, uyuşturucu ve alkol politikası, cinsel taciz politikası, çalışanların davranış kuralları, ifşa edilmeme ve rekabet etmeme hükümleri ve diğer ilgili şirket bilgileri dahil olmak üzere tüm şirket kurallarını belirttiği için bu formlar önemlidir.
