Resmi iş mektupları, mektubun niyeti ne olursa olsun, belirli bir protokol gerektirir. Çoğu durumda, bir iş mektubu genellikle bir sayfaya sığacak şekilde kısa ve öz olmalıdır. Net, resmi bir yazı stili kullanmanız gerekirken, kısaltmaları kullanmanın hem yerden hem de zamandan tasarruf etmek için uygun olduğu birkaç durum vardır.
Önekler ve Başarılar
Hem öneklerin hem de onurların, selamlamada ve mektubun başka yerlerinde kısaltılması beklenir. Örneğin, bir iş mektubu "Sevgili Bay Johns" değil "Sevgili Bay Johns" ile başlar. Birden fazla erkek alıcı için "Messrs" ve birden fazla kadın alıcı için "Mses" gibi, tüm öneklerin ve onurların çoğulları da kısaltılmıştır.
Şirket İsimleri
Hem antetli kağıt hem de "iç adres", gönderenin ve alıcının isminin şirket adlarını içerecektir. Şirketin adı bir kısaltmaya kayıtlı değilse, şirket adının herhangi bir bölümünü kısaltmak uygun olmayabilir. Örneğin, şirket "Motts, Inc." olarak kayıtlıysa, "Inc." Kullanabilirsiniz. iç adresinde "Incorporated" yazılmadan. Aynı şekilde, şirket adının bir parçası olmadığı sürece "ve" yerine "ve" kullanmayın.
Adresler
Bir zarfın önünden farklı olarak, antetli kağıdın, başlığın veya iç adresinizin bir parçası olduğunda durum yazılmalıdır. Örneğin, alıcının şirketi Seattle’daysa, iç adres "Seattle, Washington 98101" i okuyacaktır.
Yaygın Olarak Kullanılan Kısaltmalar
Bir mektubun kapanmasını takiben ekstra bir ifade olan bir dipnot, her zaman "P.S" kısaltması ile ifade edilir. Mektubunuzla birlikte ek belgeler ekliyorsanız, bunları "Ekler" yazıp, ardından belge sayısını yazarak veya "Enk." Kısaltması ile belirtmeniz kabul edilebilir. imzanızın altında. RSVP, alıcının mektubunuza yanıt vermesini istediğinizde kabul edilebilir bir kısaltmadır.
Konular ve Daktilolar
Bir işletme mektubunun konusu, "Konuyla ilgili" için "Re" kısaltmasının ardından konunun kısa bir ifadesi ile tarihin altında belirtilebilir. Bir mektup başkası adına imzalanırsa, "p.p." kısaltması kullanılır. Kullanılabilir. Örneğin, eğer bir sekreter işvereninin adına bir mektup yazarsa, daktilo mektubu imzalayabilir ve imzasına "p.p." yazabilir. ve altına işvereninin adını ekleyin. "P.p." Latince cümle anlamına gelir "procurationem." "Cc" kısaltması geleneksel olarak "karbon kopya" anlamına gelir, ancak "nezaket kopyası" anlamına da gelebilir. Her iki durumda da, bir mektubun birden fazla kopyasının gönderildiğini ve bu kopyaların gönderildiği kişileri adlandırır.
