Bir otel organizasyon yapısı, otel sahibi tarafından bölüm etkinliklerini ve sorumluluklarını tanımlamak için kapsamlı bir plandır. Bu yapı otel işletmeciliğinin ön büro ve oda servisinden insan kaynakları departmanına kadar her yönüyle düzen getirmektedir. Otel organizasyon yapıları günlük olarak her oda, restoran ve bardan maksimum karlılık sağlamak için gereklidir. Oteliniz, anlaşılması kolay bir organizasyon yapısı oluşturması durumunda verimli bir şekilde çalışabilir.
Hedefler
Bir otelin örgütsel yapısı, ilk örgütsel hedefler listesi olmadan işe yaramaz. Bu hedefler, otel için iç ve dış işleri ele alır, böylece ortaya koyduğu hedeflere uygun personel tarafından ulaşılabilir. Bir otelin iç hedefi, operasyonel sorunları iletmek için bölüm başkanları arasında haftalık toplantılar olabilir. Bir otel organizasyon yapısındaki dış hedefler, mevsimlik personel için işe alım hedeflerini ve hafta içi ve hafta sonları için değişken fiyatlandırmayı içerebilir. Başından itibaren kısa ve uzun vadeli hedefler belirlemek için HVS Hotel Management gibi bir otel danışmanlık firması ile çalışabilirsiniz.
Kontrol aralığı
"Kontrol süresi" terimi, bir otelin organizasyon yapısındaki yetki zincirini tanımlamak için kullanılır. Çok çeşitli kontroller kullanan bir otel, her departmanın doğrudan genel müdüre rapor vermesini gerektirir. Gündelik problemler için yöneticilerin, departman başkanlarının ve süpervizörlerin asistanlarına dar kontrol yetki yönetimi yetkileri kullanan oteller. Genel müdür her gün sahada olabileceğinden, küçük bir otelin geniş bir kontrol alanı kullanması olasıdır. Ulusal ve uluslararası zincirler, otel sahiplerini veya genel müdürleri her oteli kapsayamadıklarından derhal otel sorunlarını gidermek için dar kontrol alanları kullanır.
Departman Sorumluluklarını Tanımlama
Bir otel organizasyon yapısında listelenen beş bölüm Oda; Yiyecek ve içecek; İnsan kaynakları; Pazarlama; ve Muhasebe. Odalar bölümü, çamaşırhane, oda temizliği ve rezervasyon da dahil olmak üzere müşteri hizmetlerini yürütmektedir. F&B, oda servisi, bar ve restoran operasyonlarından sorumludur. İnsan Kaynakları departmanından çalışan alımı, eğitim ve sosyal haklardan yararlanılması istenir ve Muhasebe otel defterini denetler. Pazarlama departmanına otellerde reklam alanı satma ve promosyon yayınlama sorumluluğu verilmiştir.
Kurumsal Akış Şeması
Otelinizin büyüklüğü, organizasyonel akış şemanızın büyüklüğünü ve doğasını belirleyecektir. Bir avuç çalışanı olan küçük bir otel, sahibiyle üstte iki seviyeli bir tablo ve bakım, rezervasyon ve ev temizliği ile bağlantılı çizgiler içerebilir. Bir zincir oteli, akış tablosunu en az dört katmana genişleten bir yönetim kurulu ve bölge yöneticileri de dahil olmak üzere ek yönetim katmanları yerleştirmelidir. Bir kuruluş akış şeması, basit bir bölüme genel bakış kadar genel olabilir veya otel genelinde konum bazında ilişkilere odaklanabilir.
İş Tanımı ve Sorumlulukları
Oteliniz organizasyon akış şemasını tamamladıktan sonra her bir iş unvanını dikkatlice tanımlamalıdır. Her iş, her bölüm içinde alfabetik olarak listelenmeli ve iş sorumluluklarının kısa bir özetini içermelidir. Her pozisyon başlığı için kapsamlı bir iş sorumlulukları listesi bir organizasyon yapısına dahil edilmelidir. Bu liste, insan kaynakları yöneticileri tarafından otelinizdeki işe alım reklamları ve çalışan değerlendirmeleri için kullanılır. Oteliniz çalışanları, dar bir şekilde tanımlanmış iş sorumluluklarına erişebiliyorlarsa, her gün ne yapılması gerektiğini anlarlar.
