Yönetim Kurulu Toplantı Tutanakları Nasıl Onaylanır?

Yönetim Kurulu toplantı tutanakları yasal belgeler olup kamu denetimine açıktır ve bu da bir işletme veya başka bir organizasyon türü için önemli kayıtlardır. Ne kadar resmi olsalar, o kadar önemli, kurulmadan önce kurul tarafından onaylanmaları. Dakikaları kaydetmek ve onaylamak için birkaç basit en iyi uygulama kullanmak, bu süreci kolaylaştırmanıza ve evrak işlerini azaltmanıza yardımcı olur.

Kuruluşun zorunlu kıldığı toplantı tutanağı kaydetme işlemini gözden geçirin. Birçoğu Robert’ın Emir Kurallarını izleyerek kayıt sekreterinin not almak ve son dakikaları oluşturmak için bir şablonu kullanmasına ve izlemesine izin veriyor. Yönetim kurulu üyelerinin isimlerini ne zaman ve yorum ekleyip eklememeyi veya soru sormayı veya gizliliğini korumanız gerekip gerekmediğini sorun. Örneğin, “Bob Smith, rakibimizin XYZ Corporation'ın kullandığına inandığını belirtti,“ Rakibimizin XYZ Corporation'ın yanıltıcı reklamlar kullanması ve FTC ile temasa geçilmesi gerektiği ”şeklinde yazmanız gerekebilir. yanıltıcı reklam ve FTC ile iletişim kurulmalıdır. Debbie Jones ve Hank Johnson kabul etti. ”

Dakikayı doğru kaydettiğinizden emin olun. Kurul üyelerinden konuşmayı durdurmalarını veya başkanın not almayı bıraktığınız zaman yeni bir tartışmaya başlamadan önce beklemelerini isteyin. Üyelerden, net bulamadığınız bilgileri tekrarlamalarını veya açıklamalarını isteyin. Yinelenen hareketleri, yönetim kurulu üyeleri, ne zaman bir hareket başlatılırsa, hem orijinal bir hareket hem de son değiştirilmiş halini de dahil ederek yaparlar. Bunu, hareketin ikincil olup olmadığını ve geçip geçmediğinden bağımsız olarak yapın. Oyların geçtiğini belirtmek yerine, oyların toplamını kaydedin.

Tutanakları, kuruluşunuzun prosedürü buysa, tam kuruma göndermeden önce yönetim kurulu başkanına, yürütme direktörüne veya yürütme komitesine gönderin. Tutanakları tam kurula göndermek için onay aldıktan sonra, toplantıya katılıp katılmamasına ve tutanakların onaylanacağı toplantıda olup olmamasına bakılmaksızın belgeyi her kurul üyesine gönderin. Tutanakları yeterince erken gönderin, böylece yönetim kurulu üyeleri onları okuyabilir, onlarla ilgili sorular sorabilir, tartışılan araştırma konularını sorabilir ve açıklamalar isteyebilir.

Bir nisabı oluşturan bir sonraki yönetim kurulu toplantısında, yönetim kurulu tutanaklarını onaylama yönünde bir harekete geçmek üzere bir sonraki toplantıyı yürüten başkan veya hangisi olursa olsun. Karar nisabı, resmi işlem yapmak için gereken asgari yönetim kurulu üyesi sayısıdır. Hareketin görevlendirilmesini bekleyin ve ardından toplantı liderinin tartışma için yeri açmasını sağlayın. Tartışma sırasında, tutanakta yapılması gereken herhangi bir değişiklik veya düzeltme varsa, yapılması, ikincilleştirilmesi ve geçilmesi için bir hareket yapılması gerekir. Tartışmadan sonra veya tartışma yoksa, toplantı liderinin soruyu aramasını veya tutanağı onaylamak için oy kullanmasını isteyin.