Organizasyonel bir inceleme, işletme fonksiyonlarınızı, çalışan yapınızı, çalışma süreçlerinizi veya bunların bir kombinasyonunu analiz etmekten oluşabilir. Küçük işletme sahipleri için etkili bir organizasyonel inceleme, bölümlerinizin veya işlevsel alanlarınızın yapısını ve performansını incelemeyi ve her alandaki çalışanları incelemeyi içerir.
İşletmenin İşlevsel Yapısını İncele
Kurumsal incelemenize başlamak için ne tür bir organizasyon yapısına sahip olduğunuzu belirleyin. Birçok küçük işletme, şirketin üretim, pazarlama, satış, finans ve insan kaynakları faaliyetlerini yönetmek için birlikte çalışan birkaç kilit çalışandan oluşan düz bir yapı ile başlar. Yönetici yok, mal sahibi önemli kararların tümünü ya da çoğunu alıyor. Bu yapı yöneticiler, yöneticiler ve koordinatörler gibi çalışan katmanlarına sahip değildir. İşlevsel bir yapı, organizasyonunuzu muhasebe, İK, üretim, pazarlama ve satış gibi görevlere böler. Bu yapıya sahip şirketler, özel yöneticiler ve bir çalışan hiyerarşisi ile departmanlar oluşturur. İşletmeler, bu bölümleri ve yöneticilerini denetlemek için, icra kurulu başkanı, işletme müdürü ve mali direktörden oluşan bir yönetim ekibinden oluşan bir “C-Suite” oluşturabilir. Büyük şirketler, birçok çalışanı, departmanı, bölümü ve hatta şirket şemsiyesi altında faaliyet gösteren farklı şirketleri yönetmek için matris ve bölüm organizasyonları dahil olmak üzere daha karmaşık yapılara sahiptir.
Organizasyon Şemanızı İnceleyin
Sahip olduğunuz örgütsel yapı türünü belirledikten sonra, çalışan pozisyonlarının bir diyagramı olan kuruluş şemasına bakın; bu, kimin çalıştığını, kimin için çalıştığını ve işletmenizin "totem direğini" gösteren bir çalışandır. Konum çizelgenizi, konumlarınızın gerçekleştirmeniz gereken çeşitli işlevlerle etkili bir şekilde uyuşup uyuşmadığını belirlemek için kuruluş yapınızla karşılaştırın. Örneğin: Satış görevlileriniz pazarlama müdürüne veya tam tersine rapor veriyor mu ve bu ne gibi faydalar / problemler yaratıyor? Üretim yöneticiniz dağıtım yöneticinizi denetliyor mu veya bağımsız çalışıyor mu?
Süreçleri ve Prosedürleri Analiz Edin
Artık işlevsel alanlarınızı ve çalışanlarınız dahilinde incelemiş olduğunuza göre, konseptten teslimata kadar ürün ve hizmetleri almak için işletmenizin kullandığı süreçleri ve prosedürleri değerlendirin.Sadece her birimin işini yapmak için kullandığı süreçleri değil aynı zamanda bölümler arasındaki etkileşimi de inceleyin. Örneğin, sipariş veren satış görevlileri, muhasebe departmanınız ve ardından kredi kontrolleri yapmak ve yeni müşterileri onaylamak, depo dolum ve sevkiyat siparişleriniz ve muhasebe departmanınız için fatura göndermek için sorunsuz bir sisteminiz var mı?
Finansalları Gözden Geçirin
Bir ana bütçeniz yoksa, işlemlerinizin alt satırdaki etkisini belirlemek için bir bütçe oluşturun. Ana bütçe, yıllık bütçenizi, genel muhasebe defterini, nakit akış tablolarını, kar zarar tablosunu, bilanço ve alacak raporlarını birleştiren bir finansal araçtır. Emek, malzeme, idare veya pazarlama gibi büyük gider alanlarınızı listeleyin. Gelişmiş bir kurumsal yapı veya personel hizalamasıyla mı yoksa daha iyi süreçler ve prosedürlerle bunları azaltabileceğinizi belirleyin. Gelir kaynaklarınızı ve kâr merkezlerinizi sıralayın ve kurumsal ya da personel değişikliklerinin bu alanlardaki performansınızı artırabileceğini belirleyin.
Tavsiyelerde bulunmak
İşletme yapınızı, kuruluş çizelgenizi, süreçlerinizi ve prosedürlerinizi analiz ettikten sonra, iyileştirme alanlarını listeleyin ve önerilerde bulunun. Bulgularınızı gözden geçirmek için her bölüm başkanı ile ayrı ayrı görüşün. Yöneticilerin geri bildirimlerini kullanarak, bulgularınızı tartışmak ve girdilerini istemek için yöneticilerinizle bir grup toplantısı yapın. Genel gider veya üretim maliyetlerini azaltmak, israfı azaltmak, satışları artırmak veya nakliye sürelerini, iadeleri veya müşteri şikayetlerini azaltmak gibi hedeflerinizi onlara söyleyin. Son raporunuzu ve önerilerinizi oluşturmak için ekibin geri bildirimlerini kullanın.
