Bazı işletmeler yalnızca nakit bazda başarılı bir şekilde çalışabilir, ancak anne-baba aşamasını geçtikten sonra bu modeli sürdürmek oldukça zordur. Özellikle satın alımları için önceden ödeme yapmayı beklemeyen diğer işletmelere satış yapmak zor. Bunun yerine, ürününüz için müşterinizin daha sonra ödeyeceği bir fatura oluşturacaksınız. Düzenlenen fatura ile ödeme yapan müşteri arasındaki süre zarfında muhasebe amaçlı açık fatura olarak tanımlanır.
Satıcı Fatura Tanımı
Bir fatura, esas olarak satıcı ile müşteri arasındaki bir anlaşmadır.Satıcı, ürün veya hizmeti önceden vermeyi kabul eder ve müşteri, ürün veya hizmet için fatura şartlarına göre ödeme yapmayı kabul eder. Bu şartlar, ödemenin yapılacağı tarihte belirli bir tarihi içerir ve çoğu faturada geçmiş ödemeler için bir ceza da bulunur. Bazı satıcılar, sopanın yanı sıra bir havuç sunmakta ve peşin ödeme için benzer bir indirim sağlamaktadır. Her iki durumda da, satıcı esas olarak müşteriye kredi uzatıyor ve en azından çoğu zaman zamanında ödeme almayı bekliyor.
Satıcılar Muhasebesi, Alacak Hesapları
Hem müşteri hem de satıcı bilançolarında açık bir fatura hesaba katmak zorundadır. Satıcı için mevcut bir varlıktır. Kira ödemeleri veya hammadde faturaları gibi yaklaşmakta olan borçların ödenmesinde makul bir şekilde hesaba katılabilir. Müşteri için bu cari bir sorumluluktur. Bilançonuzda, nakit rezervlerinizi ve mevcut nakit akışını ve alacağınız kendi hesaplarınızı içeren, mevcut varlıklarınızın karşısına çıkar. Her iki durumda da, fatura kapanana kadar bu konumda kalır.
Kapalı Fatura Tanımı
Müşteri ödeme yapmadan ve satıcı tam olarak ödeme alana kadar bir fatura açık kalır. Müşterinin sonunda, ödeme, fatura numarasına atıfta bulunmak ve belki de tedarikçiyi tanımlamak için ödenecek hesaba kredi olarak kaydedilir. Bu, faturada veya ödemesinde bir sorun olması durumunda bir denetim izi sağlar. Satıcı sonunda, ödeme, alacak numarası ve fatura numarası ve ideal olarak müşterinin çek numarası ile tanımlanan hesapların defterine bir alacak dekontu olarak kaydedilir. Her iki durumda da, faturanın doğru tutarına uyacak şekilde tam ödeme yapıldığında - uygun indirimlerin düşülmesi veya uygun bir faiz ücreti eklenmesi - fatura artık kapatılabilir.
Kısmi Ödemeler İşleri Zorlaştırıyor
Açık bir faturanın takibini yapmak ve tek bir ödemeyle tamamen silinmişse kapalı bir taneye değiştirmek nispeten kolaydır. Belirli bir süre içinde aynı faturada kısmi ödeme yaparsanız veya alırsanız bu biraz daha karmaşıktır. Müşteriyseniz müşteriye ödenecek hesap defterine veya satıcı olursanız alacak hesapları hesabına gönderme işleminin temeli aynı kalır. Buradaki zorluk, toplam ödeme tutarının doğru olduğundan, faiz cezalarını bir kez hesapladıktan ve doğru faturaya tahsis edildiğinden emin olmaktır. OpenInvoice.com gibi isimlendirilen bazı üçüncü taraf servisler ve yazılım ürünleri bu süreci otomatikleştirip kolaylaştırmaktadır.
Fatura İndirim Seçeneği
Çok sayıda açık faturaya sahip olan işletmelerin, bu faturaların ödenmesini beklerken geçici nakit akışı sorunları yaşamaları nadir değildir. Bu gibi durumlarda, bazı işletmeler fatura indirimi olarak bilinen seçeneğe yönelir. Üçüncü bir taraf satıcıya, fatura toplandıktan sonra bir yüzde karşılığında ödenmemiş bir faturaya karşı para gönderir. Ödeme toplama sorumluluğu satıcıya aittir. Bu, ihtiyaç anında yararlı bir araç olabilir, ancak marjlarınızı tüketir, bu nedenle kısa vadeli ihtiyaçlarınızı uzun vadeli kârlılığınıza karşı dikkatlice tartmak isteyeceksiniz.
