Kilise toplantısı tutanakları, yönetim kurulu veya komitenin eylemlerinin resmi ve yasal kaydını sağlar. Tarihsel doğruluk için dahili olarak önemlidirler ve ayrıca dış taraflarca da kullanılırlar; örneğin, kilisenin bir borç vermeden önce bir bina projesini onayladığını tespit etmek için kurumları ödünç verme yoluyla. denetçiler IRS ayrıca tutanaklara belirli finansal işlemlere izin verildiğinin kanıtı olarak bakıyor. Çoğu kuruluşta, sekreter veya kayıt sekreteri tutanakları alır.
içindekiler
Özel içerik komiteye göre değişmekle birlikte, genel olarak, tüm kilise organizasyonlarının tutanakları şunları içerir:
- Toplantıya katılanlar, saat, tarih, yer, katılan ve başkanlık eden kişiler gibi.
- Toplantının düzenli olarak yapılıp yapılmadığı veya özel bir toplantı olup olmadığı ve özelse toplantıyı kimin aradığı ve hangi amaç için - toplantı bildiriminin bir kopyasını ekleme.
- Toplantıda olanların sıralı kaydı.
- Erteleme ve zaman.
- Sekreterin imzası ve tutanak onaylandıktan sonra başkanlık görevlisi.
Dakika almanın en zorlu yönlerinden biri, ne kadar detayın kaydedileceğini belirlemektir. Mennonite Kardeşler Tarihi Komisyonu, karara varılan tartışmaların ana noktalarının yanı sıra, ele alınan alternatiflerin yanı sıra komitenin diğerlerine niçin bir alternatif seçtiğinin bir özetini kaydetmeyi önerir. Evanjelik Mali Sorumluluk Konseyi, kurulun, bireysel sekretere bakılmaksızın tutarlı olan detaylar hakkında bir politika oluşturmasını önerir. Kurulun sağduyulu olduğunu göstermek için yeterli detayın dahil edildiğini, fakat dakikaların bir roman gibi okunduğu kadar fazla olmadığını öne sürüyor.
Dakikaları Almak
Toplantı başlamadan önce gündemin bir kopyasını alın. Toplantı ilerledikçe, toplantı bilgileri, yönetim kurulu raporları, tartışmalar ve eylemlerle ilgili ayrıntılı notlar alın yönetim kurulu gündemdeki her madde boyunca ilerledikçe. Hareketleri, kararları ve kararları yazılı olarak kaydedin, ancak tartışmaları özetleyin. Harekete giren veya harekete geçen her kişinin adını ve belirtilen çıkar çatışmalarını eklediğinizden emin olun. Toplantı bittiğinde, toplantı ayrıntılarıyla başlayıp toplantı gündemine göre devam etmek için uygun ayrıntıyı eklemek ve notlarınızı uygun biçimde koymak için notlarınızı kopyalayın ve yoğunlaştırın.
Dakikaları Koruma
Tutanak taslağını tamamladığınızda, belgeyi üyelere dağıtın. Bu toplantı için yazdığınız dakikalar bir sonraki toplantıda düzeltmeli veya düzeltilmeden onaylanır. Dakikalar onaylandıktan sonra, son bir nüshasını hazırlayın, ardından dokümanı imzalayın ve başkanlık görevlisinden de imzalamasını isteyin. Dakikaları kronolojik olarak saklayın toplantı gündeminin yanı sıra gevşek yapraklı bir kitapta. Bu gevşek yapraklı kitap aynı zamanda bir içindekiler tablosu ve kilisenin içtüzüğü ve anayasa kopyalarını içermelidir. Bir noktada, belki de yıllık olarak, dakikalar profesyonelce bağlı olabilir.
