Etkinliğin boyutuna bağlı olarak, bir etkinlik projesinin planlanması zaman ve para yatırımı gerektirir. Bir etkinliği başarılı bir şekilde planlamanın anahtarı, güçlü bir organizasyon becerisine sahip olmak veya bilgili bir ekibi işe almaktır. Etkinlik projelerine örnek olarak atölye çalışmaları, tartışmalar ve tanıtımlar verilebilir.
Bir takım oluştur. Her takım üyesinin güçlü organizasyon ve iletişim becerilerine sahip olması ve düzenli ilerleme güncelleme toplantıları için hazır olması gerekir.
Son teslim tarihleriyle yapılacaklar listesi oluşturun. Bu kontrol listesi etkinlik projesi için yapılması gereken tüm görevleri içermelidir. Her görevi ekibin bir üyesine atayın. Etkinliğin türüne ve karmaşıklığına bağlı olarak, düzenli kalmak için bir proje yönetimi yazılımı veya elektronik tablo kullanın. Örneğin, bir elektronik tablo kullanıyorsanız görevde bir sütuna sahip olabilirsiniz, bir sonraki kişi o kişiye atanır ve son teslim tarihini gösterir. Kontrol listesine dahil satıcıları işe alma, belirli malzemeleri sipariş etme, yeri ayırtma, konuşmacının uçuşunu ayırma, yemeğin düzenlenmesi, pazarlama girişimleri ve yapılması gereken promosyonlar gibi öğeler yer almalıdır.
İlerlemeyi izleyin. Ekip üyeleriyle düzenli olarak, görevleri tamamlamak üzere programlandıklarını ve olağanüstü bir şeyden haberdar olduğunuzu doğrulayın. Bir proje yönetimi yazılımı veya elektronik tablo kullanıyorsanız, her üyenin ilerlemesi ile güncelleyin.
Bütçeyi hazırla. Bütçe, öngörülen maliyetleri içermelidir ve beklenmeyen giderlere yer açmalıdır. Maliyetler konusunda gerçekçi olun ve her ekip üyesinin hangi bütçenin karşılanması gerektiğinin farkında olduğundan emin olun. Bir takım üyesinin listedeki bir öğe için bütçenin üzerinde olması gerekiyorsa, önceden onay için size önceden rapor vermelerini isteyin.
