Teknoloji, ofis üretim süreçlerinde devrim yaratarak fotokopi makinelerini dev ağ bağlantılı yazıcılara dönüştürdü. Herhangi bir kolaylık, suiistimal umudu sunmadığı gibi, fotokopi makinesinin yüksek kaliteli çıktısı fikri mülkiyet haklarının kötüye kullanılmasını kolaylaştırabilir. Bu makinelerin okulunuza veya işinize neler sunabileceğini düşündüğünüzde, onların pozitifleri dezavantajlarından ağır basabilir, ancak negatifleri uygulama ve kullanımı için dikkatlice planlamanızı ister.
Döküman Üretimi
Düşük hacimli çok işlevli yazıcılar dışında, fotokopi makineleri, lazer yazıcınız için satın aldığınız sarf malzemelerine benzer tonere güvenir. Ekipmana ne kadar fazla para harcarsanız, orijinal belgelerden neredeyse ayırt edilemeyen çıktı üreten ekipmana kadar çözünürlüğü de o kadar iyi olur. Tam renkli veya siyah beyaz - yalnızca siyah - bu makineler kısa sürede çok miktarda kopya çıkarabilir. Kaynak materyali yeniden üretme kolaylıkları ve sadakatları, bilgi güvenliği, veri hırsızlığı, telif hakkı ihlali ve sahtecilik konularında endişeler doğurabilir. Bir işyerinde, tıbbi ya da yasal bir ofiste ya da özel ya da gizli veriler içeren herhangi bir senaryoda, fotokopi makineleri yasalar ya da gelenekler tarafından düzenlenen bilgilerin kontrolünde bir tehdit oluşturabilir.
İşlevsel Kolaylık
İlk fotokopi makineleri otomatik belge besleyicilerden yoksundu ve çok heceli yayınları harmanlayamadı. Modern ekipman bir belgeyi çoğaltma eylemini gündelik bir hareket haline getirir. Ev veya ofis bilgisayarlarına ağ bağlantısı yapan bu makinelerden biri, iki taraflı kopyaları otomatik olarak üreten, çok sayfalı belgeleri harmanlayan ve zımbalayan, anında çoğaltma için sık sık yazdırılan formları depolayan, masaüstünden veya fotokopi camı ve e-postalardan gelen faksları saklayan teknoloji ile birden fazla masaüstü yazıcıyı değiştirebilir çıktı. Bu kolaylık, ofis işlemlerini hızlandırabilir ve basitleştirebilir, ancak fotokopi denetimlerinin karmaşıklığı, kullanıcıları yanlış seçenekler seçmeye, kağıt ve sarf malzemelerini gereksiz çıktılara harcamasına yönlendirebilir.
İşletme maliyetleri
Çoğu fotokopi makinesi lazer yazıcı gibi çalıştığından, kağıt yüzeyine toz haline getirilmiş bir plastik ve renklendirici madde karışımı ekler. Bu fırınlama işlemi ısıya dayanır ve bu da elektrik enerjisi için bir iştah açar ve ofis hizmet maliyetlerini yükseltir. Fotokopi makineleri ayrıca, lazer yazıcılar için eşdeğer sarf malzemelerinden daha pahalıya mal olabilecek toner de dahil olmak üzere sarf malzemelerine ihtiyaç duyar. Bu yüksek verimli kartuşlar, karşılaştırılabilir masaüstü yazıcı sarf malzemelerinden daha uzun sürebilir, ancak bu performans daha yüksek bir fiyat etiketi taşır. Özellikle yüksek hacimli işlemlerde, fotokopi makineleri ayrıca çıktı performanslarını korumak için periyodik servis talep edebilir. Bir servis sözleşmesi hem sarf malzemelerini hem de bakımları kapsayabilir, ancak alt satırınıza sabit bir maliyet daha ekler.
Veri saklama
Anında geri çağırma ve çıktı için belge bilgilerini depolayan ve kopyaladığınız şeyi fakslayıp e-postayla gönderen bir fotokopi, sayfa taramalarını kısa veya uzun süreli alım için tutmak için dahili bir sabit disk kullanır. Bu veri depolama, ofis işlevleri için kolaylık sağlar, ancak hassas bilgileri yanlışlıkla veya kasten yanlış kullanım riskine maruz bırakabilir. Herhangi bir sabit sürücü gibi, bir fotokopi makinesindeki depolama mekanizması da bilgileri ve belgeleri sildikten kısa bir süre sonra sırlar verebilir ve bir sistemi satarken ya da hizmetten çıkardığınızda bilgisayar sabit disklerine uyguladığınız aynı güvenlik önlemlerini gerektirir.
