Fatura, bir tedarikçinin bir malın nakliyesi ile birlikte alıcıya gönderdiği belgedir. Teslimde yer alan kalemleri ve bunlara borçlu oldukları miktarı düzenler. Bir açıklama, bir müşterinin hesapta hâlâ neye sahip olduğuna dair güncel bir rapordur.
Amaç Farklılıkları
Bir faturanın temel amacı, alıcıdan ödeme talebinde bulunmaktır. Fatura ayrıca bir satınalma siparişine dahil olan her bir öğenin maliyetini alıcıya bildirir. Alıcının neden belirli bir miktar borcu olduğu konusunda satıcının iletişimidir. Bir bildirimin temel amacı, bir alıcıyı hesapta ödeme yapmaya zorlamaktır. Açıklamada en son masraflar yer almakla birlikte, önceki alımlarda halen sahip olunan tutarları alıcıya bildirir.
Fatura Öğeleri
Tipik bir fatura, belirli bir siparişle ilgili birkaç unsur içerir. Faturanın en üstünde, faturanın başlığına sahip bir başlık, satıcı için iletişim bilgileri ve müşteri adı ve numarası bulunur. Ayrıca izleme amacıyla bir fatura numarasına sahiptir. Sipariş edilen her mal için satın alma tarihi, ürün adı, ürün numarası, miktar siparişleri ve birim başına maliyet belirtilir. Satın alınan tüm ürünler için bir toplam tutar, bir satış vergisi tutarı ve son toplam, genellikle faturanın altında görüntülenir. Ödeme koşulları ve ödeme adresi hakkında bilgi sahibidir.
İfade Öğeleri
Bir açıklama genellikle bir fatura kadar karmaşık veya ayrıntılı değildir. Hesap dönemi boyunca kaydedilen her işlemin tarihini gösterir. Bazı şirketler sadece iadelere ödenmemiş tutarları içerirken, diğerleri belirli bir dönemde tüm işlemleri gösterir. Her bir faturanın faturası numarası ve faturası iadesinde belirtilmiştir. Bu bilgi, müşterinin, faturadaki ve faturalardaki fatura ve makbuzlarla ödenmemiş ve ödenmemiş faturaları eşleştirmesini sağlar. Açıklamada ayrıca ödeme koşulları ve havale bilgileri de bulunmaktadır.
Tarihler ve Ödemeler
Bir fatura normalde bir siparişin işleme alındığı veya gönderildiği tarihi ve ayrıca ödeme için gereken tarihi içerir. Bir bildirimin, bildirimin sonlandırıldığı ve alıcıya gönderildiği gün olan bir "ifade tarihi" vardır. Muhasebeci Harold Averkamp'a tavsiyelerde bulunmak yerine, fatura beklemekten ziyade bir fatura geldiğinde, alıcıların rutin olarak ödeme yapması en iyisidir. Bazen ödemeler işleme konulmadan önce ifadeler verilir. Bu nedenle, sürekli faturalar ödeyerek, bir açıklama geldiğinde bir bakiyenin ödenip ödenmediğine dair kafa karışıklığından kaçınırsınız.
