Bir işletme, genellikle işin kurulmasını istediği devlet sekreterliği ile birlikte, devlet yasalarına göre bir formasyon belgesini dosyalayarak birleştirir. Bu oluşum belgesine çoğu eyalette ana sözleşmeler denir ancak aynı zamanda farklı terminoloji kullanma geçmişi olan belirli eyaletlerde bir şirketleşme sertifikası olarak da bilinir. İş, devlet ofisinin dosyalamayı kabul ettiği ve devletin belgeye mühür veya damgasını iliştirdiği andan itibaren anonim olarak değerlendirildiği ve devlette çalışma yetkisi verdiği kabul edilir. Devletin ana sözleşmelerdeki işareti, devletin dosyalamayı kabul ettiği ve şirketin tanınmış bir varlık olarak ortaya çıktığı tarihi belirten resmi ispat belgesidir.Devlet, dosyaların kaydını tutar ve kamuoyuna, şirketin devlete kayıtlı ve iyi durumda olduğunu temin etmek için talep üzerine onaylı kopyalar ve belgeler sunar.
Dosyalama Makbuzu
Devlet ile birleşme sözleşmesi yapıldığında, şirkete posta yoluyla bir belge girişi makbuzu verilir. İş emri (ve parasını ödememesi), evrakların yapıldığı sırada eşyaların onaylı bir kopyası olmadıkça, makbuzun kabul edildiğini doğrulamak için devlet tarafından iade edilen tek madde olabilir. Bu dosyalama makbuzu, bir işletmenin kurumsal kayıtlarıyla birlikte saklanmalıdır. Pek çok durumda, asıl dosyalama makbuzunun ana sözleşmenin düz (sertifikalı olmayan) bir kopyası ile birlikte markalanması, kuruluşun her resmi belgeyi sağlaması gerektiğinde makalelerin onaylı kopyaları için ödeme yapma ihtiyacını hafifleten yeterli bir ispat kanıtıdır..
Ana Sözleşme Kopyası
Ana sözleşmemiz halka açık bir belgedir. Tüm eyaletler, dosyalama görüntü veritabanını korur ve çoğu eyalet bu veritabanını Internet üzerinden sağlar. Halkın herhangi bir üyesi veritabanına erişebilir ve bu özellik mevcutsa, devlet ile yapılan ana sözleşmenin bir kopyasını indirin (aksi halde bir kişi devlet ofisini bir kopya sipariş etmek için arayabilir).
Bu indirmede, devletin markası ve şirketin kayıtlı olduğu tarihi gösteren bir kapak sayfası bulunur, ancak yalnızca bir kopyası olur. Dosyalama makbuzu ile birlikte bu sürüm, bir banka hesabı açmak için yeterli bir kuruluş kanıtı olarak kabul edilebilir, ancak bir kredi başvurusu için gereken özen şartlarını yerine getirmek için yeterli olmayabilir. En iyi çözüm, şirket kayıt defterine ana sözleşmenin en az bir onaylı kopyasına sahip olmaktır.
Onaylı bir kopya talebi, ek bir ücret ödemesi ile dosyalama yapılırken kolayca yapılır ve dosyalama makbuzunun iadesi ile orijinal devlet damgası veya kabarık mühürlü eşyaların bir kopyası ile sonuçlanır. Makalelerin onaylı bir kopyası, yazılı bir talepte bulunarak ve ücreti ödeyerek, dosyalamadan sonra herhangi bir zamanda alınabilir.
Kuruluş belgesi
Birkaç ülke (Missouri, New Mexico ve Georgia gibi), bir işletme ana sözleşmesini imzaladığında “kuruluş sertifikası” dedikleri şeyi yayınlar. Bazı durumlarda, sertifikayı üretmek için başvuru yapılırken değerlendirilen bir ücret vardır. Bu durumlarda, kuruluş kanıtı istendiğinde, orijinal kuruluş belgesi kabul edilebilir tek kanıttır. Bir işletmenin makalelerin damgalı veya onaylı bir kopyası varsa ancak sertifikası yoksa, işletme muhtemelen sorunlarla karşılaşacaktır. İşletme, bir ücret ödenmesi durumunda devletten bir sertifika talep edebilir.
İyi itibar sertifikası
Makalelerin onaylı bir kopyasının yerini alabilen bir başka kabul edilebilir kanıt ispat belgesi iyi bir sertifikadır. Bu, devlet tarafından verilen ve belirli bir tarihte devlete kayıtlı bir işletmenin olduğunu ve şu anda tüm gerekli devlet dosyalarında aktif ve güncel olduğunu doğrulayan bir belgedir. Bu sertifika aynı zamanda mühür altına yerleştirilir. Devletten herhangi bir zamanda, genellikle bir ücretin ödenmesiyle sipariş edilebilir.
İş yapıyor
Devlet kuruluşu kontrol eder ve devlete kayıtlı bir şirket ve şu anda iş yapmaya yetkili olup olmadığını kesin olarak belirleyebilecek tek kuruluştur. Ancak, ana sözleşmenin kurumun kontrolünde kim olduğu ve plana göre işlem yapıp yapmadığına dair en son bilgilerle güncellenmesi gerekli değildir. Çoğunlukla, kuruluş kanıtı istendiğinde, anlam, mülkiyet kanıtı, işlem kanıtı, adres kanıtı veya yetkili imzalayanın kanıtını sağlamak anlamına gelir.
Bu nedenle, sertifikalı makaleler veya iyi durma belgesi teknik olarak kuruluşun kanıtı olsa da, bir işletmeden ayrıca kendi tüzüğünün bir kopyasını, yönetim kurulu toplantılarının tutanaklarını, belirli bir eylemde bulunma yetkisi veren bir kurum kararı ya da bir fatura tasarısı vermesi istenebilir adres veya eyalette iş yapma yetkisini ve niyetini doğrulayan başka şeyler belirlemek.
