Her şirketin toplantılarla ilgili farklı kuralları vardır. Bazıları gayri resmi bir süreç izler, bazıları ise daha resmi bir yapı gerektirir. Bir yönetici veya işletme sahibi olarak, hem resmi hem de resmi olmayan toplantıların nasıl yapıldığını ve sonlandırılacağını bilmek önemlidir. Bu iletişimi geliştirecek ve daha üretken bir sonuç sağlayacaktır.
Toplantıyı Ertelemek Ne Demektir?
"Erteleme" terimi Latince kelimelerden gelmektedir. ilan (ve Diurnus (günlük). Pek çok kişi bir toplantıya son verilmesi çağrısını birbirinin yerine kullanabilmekle birlikte, "ertelemek" aslında bir toplantıyı veya gündem maddesini başka bir güne taşımak anlamına gelir. Örneğin, bir şirketin yönetim kurulu üyeleri, eldeki sorunları tartışmanın mümkün olmadığı durumlarda, önemli bilgiler eksik olduğu için toplantıyı erteleyebilirler. Erteleme, herkesin söz konusu konuyu görüşmek üzere hazırlandığı toplantıya daha sonra tekrar başlatılacağı anlamına gelir. Tüm konular çözüldüğünde toplantıyı sonlandırmak veya bitirmekle aynı şey değildir.
Toplantılar İçin Süreç Kuralları nelerdir?
Bazı örgütler, özellikle de hukuk mahkemeleri, üniversiteler, devlet kurumları ve büyük kuruluşlar, resmi toplantıların yürütülmesi için belirlenmiş kuralları izler. Robert’ın Yeni Revize Edilmiş Sipariş Kuralları’na göre, örneğin, herkes belirli durumlarda bir toplantıyı ertelemek için bir harekete geçebilir, örneğin:
- Bir nisabın yokluğunda
- Kuruluşun bye yasalarında belirtildiği gibi
- Yönetim kurulu üyeleri gündemin sonuna ulaştığında
- Acil durumlarda veya acil bir tehlike durumunda, binadaki yangın alarmları gibi.
Küçük işletmeler Robert kurallarına uyma olasılığı düşük olsa da, bir toplantının ertelenmesi için "resmen" basit bir çerçeve sağlarlar.
Toplantıyı Erteleme Prosedürleri
Bir toplantı başlangıçta veya herhangi bir aşamada ertelenebilir. Başkansanız, her şeyin yolunda gitmesini sağlamak için bir plan yapın. Gündemi tartıştıktan sonra, toplantıyı ertelemek için bir hareket yapmak isteyen var mı kontrol edin. Söyleyerek bir tane isteyin "Ertelenecek bir hareket duyuyor muyum?" Erteleme hareketi, bir sonraki toplantının saatini ve tarihini ve bir sonraki genel kurul toplantısından önce özel oturum gerektiren acil konuları açıkça belirtmelidir. Robert'ın kurallarına göre, harekete ikincil olmak gerekiyor ve değiştirilemez veya tartışılamaz.
Çekirdek mevcut değilse veya acil durumlarda, toplantı yapılmadan hareketsiz hale getirilebilir. O günün resmi tatil olması durumunda, toplantı bir sonraki iş gününe, aynı anda ve yerde ertelenebilir. Ertelenen bir toplantı, ilk toplantıyla aynı iş sırasını izleyecektir. Kapanış konuşmasında, başkan sonraki toplantının gününü ve saatini tartışabilir. Ayrıca iletişim bilgileri sağlayabilir, katılımcılara teşekkür edebilir ve son dakika hatırlatmaları yapabilir. Erteleme süresi 90 gün veya daha fazla ise, her katılımcıya tarih ve yerle ilgili bir bildirimde bulunacaktır.
Daha Az Resmi Bir Toplantının Ertelenmesi
Tüm toplantılar resmi değildir; bu nedenle, tüm toplantılar ertelenmek için bir hareket gerektirmez. Satış toplantıları buna iyi bir örnektir.Onlar kesinlikle önemlidir ve tüm satış temsilcilerinin katılması bekleniyor. Ancak, satış toplantılarının amacı, satış yöneticisinin bilgileri personele iletmesi, belki de ipuçları ve teşvik sunması ya da hedefleri yetersiz kalan veya gerekli belgeleri teslim etmeyenleri uyarmaktır. Ancak toplantı sırasında oylama yapılmayacak, çünkü satış müdürünün görüşü önemli. Bir kişinin sorumlu olduğu bir toplantı yaptıktan sonra, ertelenmek için bir hareket istemek aptalca olurdu. Satış müdürü herhangi bir sorunuz olup olmadığını sorabilir ve cevapladıktan sonra, “Bugün tüm istediğim buydu. Bu yeni broşürlerden bazılarını alın ve bu harika ürünün inanılmaz faydalarını açıklamak için kullanın.”
Yöneticilerin sorunları ve çözümleri tartışmak için toplandıkları toplantılar bir başka örnektir. Yöneticiler, hareketlerle ve saniyelerle resmi bir toplantı için zamana sahip değiller ve buna ihtiyaç duymuyorlar. Toplantının ne olduğunu biliyorlar, bu yüzden gündem gerekmiyor. Kimse dakika alıyor. Bir sonraki toplantıda bu konuları tartışmaya devam edecekler, böylece teknik olarak toplantıyı erteleyebildiler. Ancak toplantıya resmi bir son vermek garip ve uygunsuz olurdu. Muhtemelen, toplantı 30 veya 60 dakika gibi sınırlı bir süre için planlanmış olacak. Süre dolduğunda, birileri "Bu tartışmayı önümüzdeki ay başlatalım" diğerleri ise işe geri dönmek için kapıyı kapatıyor.
