Ticari işlemlerde, telefon görüşmeleriyle kolayca çözülemeyen bir problemin ortaya çıktığı zamanlar olabilir. Alınan malların kalitesi, geç teslimatlar, kötü hizmet, geç ödeme cezası veya gerekli zaman dilimi içinde bir görevi tamamlamamayla ilgili sorunlar ortaya çıkabilir. Endişelerinizi yazılı olarak yazmanız gerekir.
Memnun olmadığınız mal veya hizmetlerle ilgili olarak söz konusu olan terimler için satınalma siparişini ve sözleşmeyi gözden geçirin. Zaten telefon görüşmesi yaptıysanız, sorunlarınızı ve satıcının yanıtladığını söylediği bir mektup gönderin.
Satıcıya endişelerinizi özetleyen bir mektup yazın. Satıcıya gönderdiğiniz tüm harflerin kopyalarını saklayın. Her temastan sonra, satıcıya tatmin edici bir şekilde ele alınan sorunları ve ödenmemiş sorunları içeren bir onay e-postası gönderin. Bu kısa bir not olabilir ancak saygılı ve profesyonel kalmasını sağlar.
Eğer tam olarak tatmin olmadıysanız, şikayetlerinizi bir satıcıya daha resmi bir memnuniyetsizlik mektubu içinde kodlamanız gerekir. Mektuba dahil edilecek önemli maddeler şunlardır: anlaşma şartları, teslimat veya performans tarihleri, karşılaşılan sorunlar ve konularla ilgili gönderdiğiniz e-postaların kopyaları.
Bir satıcıyla ilgili bir sorunu çözmek için her zaman bir dava açmak mümkün olsa da, bu son başvuru yeri olmalıdır. Davalar pahalı ve zaman alıcıdır. Bir dava kesinlikle gerekliyse, satıcı şikayet mektupları davanız için büyük bir varlık olacaktır.
İpuçları
-
Sesi profesyonel tutun ve alay veya tehdit kullanmayın. Amaç, sorunları daha da kötüleştirmeyen sorunları çözmektir.
