Bir iş akışı şeması, belirli bir ürün veya hizmet için tüm iş süreci boyunca kaynakların, belgelerin, verilerin ve görevlerin hareketini ve transferini görsel olarak gösterir. Başarılı bir şekilde oluşturulmuş bir akış şeması, hızlı ve net bir şekilde doğru iş akışını temsil edecektir.
Verimliliği Arttırma ve Darboğazları Önleme
Birçok iş süreci karmaşık ve karmaşık olabilir, bu nedenle çalışanların anlayışını ve verimliliğini arttırmak için görevlerin nasıl tamamlandığını görsel olarak göstermek önemlidir. İş akışı şemaları, her aşamadan kimin sorumlu olduğunu, hangi dokümanlara ve kaynaklara ihtiyaç duyduklarını ve her aşamada gereken süreyi açıkça belirtir. Çalışan rollerini ve üretim için kaynak gereksinimlerini bilmek, yönetimin zayıf yönleri kolayca tanımlamasını ve darboğazları hafifletmesini sağlar. Darboğazlar, iş akışının sürecin genel döngü süresini engelleyen ve yavaşlatan herhangi bir yönüdür.
Hesap Verebilirliği ve İletişimi Artırma
Tüm iş akışı sürecini görsel olarak temsil etmek, çalışanların yalnızca iş sorumluluklarını değil aynı zamanda hesap verebilirliği artıran diğer çalışanların rollerini daha iyi anlamasını sağlar. Başarılı ve doğru bir iş akışı diyagramı oluşturmak, gerekli araştırma ve veri derlemesi nedeniyle işyerinde bilgiyi artırır. İletişim ayrıca çalışanların iş akışı sürecini daha iyi anlamaları durumunda da gelişir.
Etkinlik Göstermek İçin Şekilleri Kullanma
İş akışı şemaları, farklı etkinlik türlerine karşılık gelen özel şekiller kullanır. Oval, iş akışının nerede başladığını ve bittiğini gösterir. Dikdörtgenler bir işlem etkinliğini, görevi veya analizi temsil eder. Elmaslar, genellikle iki olası iş akışı yönüyle sonuçlanan bir karar verme sürecini belirtir. Bir kararın cevabı evet ise, iş akışı planlanan rotada devam eder, ancak cevap hayır ise, iş akışının sorunu çözmek için başka bir yol izlemesi gerekebilir. Çok fazla elmas şeklindeki bir diyagramın görsel olarak izlenmesi daha zor olabilir. Daireler, bir faaliyetten diğerine konektörleri temsil eder.
İş Akışı Şemalarını Uygulama
İş akışı şemasını tasarlamak kapsamlı ve zaman alıcı bir süreç olsa da, uygulanması daha zor olabilir. Yöneticiler işyerinde bir şema yayınlayamaz ve çalışanların herhangi bir rehberlik olmadan teslim etmesini bekler. Çoğu diyagram yalın üretim, Altı Sigma veya toplam kalite yönetimi gibi bir iş akışı iyileştirme teorisi ile birleştirilmelidir. (Bkz. Referans 1)
İş Akışı Diyagramlarına Alternatifler
Bazı işletmeler süreç, iş planlaması ve akış kontrolü gibi iş akışı şemalarına alternatifler kullanır. Bir süreç veya süreç haritası, iş akışı ve iş akışı şemalarına çok benzer bir kavramdır. Bir iş süreci, veri, belge ve görev sorumluluklarından çok girdi ve çıktılara odaklanan iş akışından daha spesifiktir. İş planlaması, mevcut iş akışını iyileştirmek yerine uzun vadeli hedeflere odaklanır. Akış kontrolü ile ilgilenen yöneticiler özellikle envanter kontrolünü iyileştirmeyi amaçlamaktadır.
