Dış iletişim, bir işletmenin veya örgütün örgütsel yapının dışındakilerle nasıl iletişim kurduğudur. Bu, müşterilerden ve müşterilerden, hizmet sağlayıcılara ve iş ortaklarına, fon sağlayıcı kuruluşlara ve temelde şirket bordrosunda olmayan herkese kadar uzanır. İyi bir dış iletişim, iyi bir iç iletişim kadar önemlidir, bu nedenle, şirket dışındakilerin şirket içindekilerle aynı özeni ve saygıyı aldıklarından emin olmak için özel bir özen gösterilmesi gerekir.
Dış geribildirim toplayın. Geribildirim, hizmet ve ürün sunma kabiliyetinizin güçlü ve zayıf yönlerini ortaya koyan tüm dış kaynaklar tarafından şirkete yapılan raporları ifade eder. Müşteriler şikayette bulunmak için aradığında veya performansınızı değerlendiren veya başka bir yöntem kullanan müşterilere anketler sunduğunuzda, geribildirim iletişim yeteneğinizdeki boşluklara işaret edecektir.
Bulduğunuz dış iletişim sorunlarını giderin. Müşterilerin saygı duyulmadıklarını düşündüklerini veya şirket temsilcileri tarafından dolaşmalarına izin verildiğini görebilirsiniz. İstek ve sorularınızın alınmaması için e-posta hizmetinizin müşterilerin e-postalarını spam olarak yanlış etiketlediğini öğrenebilirsiniz. Yüzlerce potansiyel dış iletişim sorunu var. Yanlış anlaşılmaya neyin sebep olduğunu tam olarak öğrendikten sonra, devam edebilirsiniz.
Dış iletişim sorunları için bir çözüm oluşturun. Örneğin, müşteriler temsilcilerinin çok fazla teknik jargon kullandığını bildirirse, temsilcileri gerektiği gibi yıkmak için temsilcileri eğitin. Müşterileriniz telefon servisinizin çalışmadığını bildiriyorsa, onarıma alın ve mümkün olduğunca gezinmesi kolay olacak şekilde ayarlayın. Çevrimiçi müşteriler daha fazla bilgi isterse, web sitenizi güncelleyin ve belki de siparişleri takip etmeleri veya bir temsilciden anlık ileti yardımı almaları için bir yol sunun. Çözüm ne olursa olsun, endişeyi ele almalı ve uygulanabilir bir çözüm sunmalıdır.
Dış iletişim probleminizin çözümü için geri bildirim toplayın. Hem şirket çalışanlarınız hem de dış iletişim sürecine katılan dış temsilciler için sorunu çözüp çözmediğini görmek için çözümden etkilenenlerin duygularını edinmeniz gerekir.
