Muhasebe politikaları ve prosedürleri aynı ve aynı şey değildir, ancak bir ofiste çalışanlar genellikle ikisini karıştırır. Muhasebe politikaları, muhasebe departmanının belirli bir durumda ne beklediğini tanımlayan kuralları veya kuralları temsil eder. Muhasebe departmanı, politikalar oluşturarak, şirket kurallarının ve standartlarının, etkilenen herkes tarafından tutarlı bir şekilde korunmasını ve bunlara uyulmasını sağlar. Prosedür, şirketin muhasebe politikalarının korunmasını ve iç kontrollerin yapılmasını sağlayan bireysel adımları tanımlayarak denklemin arka tarafını temsil eder.
Politikayı tanımla
Muhasebeciler ve şirketteki diğer kişiler tarafından kullanılan muhasebe politikası ve prosedür el kitabı ile karşılaşırken, öncelikle her bir kuralı veya kılavuzu, insanların takip etmelerini istediğiniz bireysel bir politika olarak tanımlamanız gerekir. Politikaları birlikte karıştırmayın, çünkü çok kafa karıştırıcıdır. Muhasebe departmanları nakit akışı politikaları, seyahat geri ödeme politikaları, küçük nakit politikaları, hesap ödenebilir politikaları veya fatura politikalarını oluşturur; Politika kuralı tanımlamalı - ne olarak bilinmeli - ve buna uyması gerekenleri ve neden uyulması gerektiğini içermelidir. Politikalar ve prosedürler ayrı belgeler olarak korunur.
Genel bakışı yaz
Her politika kılavuzun veya kuralın bir özetini veya özetini içermelidir. Genel bakış, özellikleri içeren ayrıntılı bilgilerle birlikte gelir. Örneğin, bir muhasebe departmanı, küçük para için ne kadar para sağlanacağını, kapsadığı alım türünü ve uygun şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumlu olan kişinin unvanını ayrıntılandıran küçük bir nakit fon politikasına sahip olabilir. Politika, insanların isimlerini listelemez; bunun yerine, şirketten sorumlu olan unvan veya pozisyonu belirtir.
Prosedürlerin ana hatları
Prosedürler, bireylerin şirket politikasına bağlı kaldıkları adım adım süreçtir.Örneğin, bir muhasebe departmanı, her zaman ne kadar işletme nakitlerinin kullanılabilir olacağını ve mevcut değilse ne olması gerektiğini belirten bir nakit akışı politikası belirleyebilir. Ancak politikanın sürdürülmesini sağlamak için muhasebe departmanındaki birisinin banka hesap mutabakatını tamamlaması gerekir. Banka uzlaşma süreci, nakit akışı politikasına uyulduğundan emin olmak için banka mutabakatının nasıl yapılacağına ilişkin ayrıntılı adımlar içermektedir. Prosedürü yazmak için, her adımı tamamlayan kişilerin unvanları ve sonraki adımlarda ne olacağını içeren, atılması gereken her adımı ana hatlarıyla belirtin.
Adım Sayısı
Prosedürleri, adımların gerçekleşmesi gereken sıraya göre yazın. Örneğin, banka mutabakat sürecini kullanarak, olması gereken ilk şeyle başlayın, örneğin: banka hesap özetleri, hesap yöneticisine açılmadan verilmelidir. Mutabakat müdürünün fiili mutabakat işini muhasebe işinde başkasına devretmeden önce gerçekleştirmesi gereken adımları ekleyin. Bu tutarsızlıkları kontrol, alacaklı adları ve daha fazlası için hızlı bir inceleme gibi şeyler içerebilir.
Politika ve Prosedür El Kitabı
Politika ve prosedür el kitabının önündeki şirketteki her bir pozisyon tarafından gerçekleştirilen görevlerin kısa açıklamalarını içeren muhasebe bölümündeki başlıkların bir listesini ekleyin. Bu, görevlerin ayrılmasını sağlarken iç kontrollerin oluşturulmasına yardımcı olur. Tek tek sayfalara politikalar yazın, yeni bir sayfa oluşturun veya her politika için bir sayfa grubu oluşturun. Her politika, insanların onları aramasını kolaylaştırmak için içindekiler bölümünde kendi başlığını ve unvanını alır. Politikadan sonra, tüm prosedürleri kendi sayfalarına yedek olarak ekleyin. İçindekiler alt başlıkları içeren ana başlık olarak "Nakit Akışı Politikası" ve "Banka Mutabakatları", "Genel Muhasebe Banka Hesabı Mutabakatları" veya bu belirli politikaya uygulanan diğer prosedürleri içeren kendi sayfalarını içerebilir.
